Vragen en antwoorden over AI in het magazijn

Wat kan AI in de logistiek?

AI in de logistiek leest en vergelijkt: het haalt orders uit mail en PDF, leest vrachtbrieven en pakbonnen en legt facturen naast de afspraken en de geklokte uren.

Dat werk zit op kantoor, rond de vloer, waar iemand nu gegevens overtypt of twee lijsten naast elkaar legt. Planning, routes en de indeling van het magazijn zijn rekenwerk. Daar bestaan goede pakketten voor en daar is een taalmodel niet voor gemaakt. Voorbeelden per proces staan in AI in de logistiek: voorbeelden.

Lees verder: AI in de logistiek: negen voorbeelden en wat ze niet oplossen

Waar begin je met AI in het magazijn?

Je begint bij één proces dat elke dag terugkomt, veel handwerk kost en een duidelijke uitkomst heeft, zoals orders overtypen uit de mail.

Kies geen proces waarvan de regels nog in iemands hoofd zitten. Eerst moet op papier staan wat goed is, pas dan kan een systeem het controleren. Tel vooraf hoeveel tijd het nu kost, dan heb je een nulmeting om het resultaat tegen af te zetten. Hoe je kiest, staat in de gids over AI in het magazijn.

Lees verder: AI in het magazijn: waar het helpt en waar je begint

Wat is een AI agent?

Een AI agent is software waarin een taalmodel zelf de volgende stap kiest en die stap uitvoert in je systemen, bijvoorbeeld een order opzoeken in het WMS of een conceptmail klaarzetten.

Een vaste workflow volgt elke keer dezelfde stappen. Een agent beslist onderweg. In een bedrijfsproces krijgt hij daarom grenzen: wat hij mag lezen, wat hij mag schrijven en wanneer een mens akkoord geeft. Vaak is een vaste workflow genoeg. Meer in wat is een AI agent.

Lees verder: Wat is een AI agent? Uitleg met voorbeelden uit de logistiek

Moet er een mens meekijken met AI?

Ja. Het systeem verwerkt wat klopt met de afspraken en zet twijfelgevallen in een wachtrij waar iemand van je team naar kijkt.

Een onbekend artikelnummer, een afwijkend afleveradres of een factuurregel die niet past bij de klokdata gaat dus nooit ongezien door. Hoeveel er in die wachtrij belandt, meet je mee. Zo zie je of het systeem beter wordt. Hoe dat bij orders werkt, lees je in orders uit mail in je WMS.

Lees verder: Orders uit mail, Excel en PDF automatisch in je WMS

Kan AI een CMR of pakbon uitlezen?

Ja, een taalmodel leest een CMR, een pakbon of een afleverbon en zet de velden klaar die je nodig hebt, ook als het document een scan of foto is.

Gewone code controleert daarna of wat gelezen is klopt: bestaat de zending, passen de aantallen, hoort de afzender bij deze opdrachtgever. Een handgeschreven opmerking of een slecht leesbare stempel gaat naar een mens. Zie documentverwerking in de logistiek. Een handelsfactuur en paklijst voor de douane leest het op dezelfde manier, maar de aangifte doet de aangever: zie douanedocumenten automatiseren.

Lees verder: Documentverwerking in de logistiek: CMR’s en pakbonnen automatisch uitlezen

Lees verder: Douanedocumenten automatiseren: AI bereidt voor, de aangever beslist

Kan AI klantvragen van opdrachtgevers beantwoorden?

Ja, voor vragen waarvan het antwoord in je eigen systemen staat, zoals de status van een order of een verwachte levertijd.

Het systeem zoekt het op in het WMS of TMS en zet een concept klaar. Bij een klacht, een schadeclaim of een vraag over geld beslist een mens. Verstuurt het systeem zelf antwoorden, dan moet de lezer weten dat hij met AI te maken heeft. Meer in klantvragen automatiseren.

Lees verder: Klantenservice in de logistiek automatiseren met AI

Vervangt AI mijn WMS?

Nee. AI bouwen we in het WMS dat je al hebt: het systeem leest de order of het bestand en schrijft in je WMS via de koppeling die er al is, of dat nu EDI, een API of een bestand is.

Een nieuw WMS kiezen of vervangen doen we niet. Wat er naast het WMS nog met de hand gebeurt, is het werk dat we bouwen. Hoe zo’n koppeling eruitziet, staat in WMS, TMS en ERP koppelen.

Lees verder: WMS, TMS en ERP koppelen: één laag voor EDI, API, bestanden en mail

Werkt het met mijn huidige WMS of ERP?

Ja, zolang je WMS of ERP gegevens kan aannemen en afgeven, via een API, EDI, een importbestand of een gedeelde map.

Heeft een oud systeem geen koppeling, dan kan het vaak nog wel gelezen worden. Dan bouwen we een leeslaag en schrijven we er niet in. Je mensen blijven werken in de programma’s waar ze nu al in zitten, zonder nieuwe inlog. Welk pakket je draait, bekijken we in een kennismaking.

Lees verder: WMS, TMS en ERP koppelen: één laag voor EDI, API, bestanden en mail

Hoe lees je orders uit e-mail automatisch in?

Je laat een systeem de inbox lezen: het haalt de order uit de mail of de bijlage, ook uit PDF of Excel, legt hem naast de afspraken met die opdrachtgever en zet hem klaar in het WMS.

Het controleert of het artikelnummer bestaat, de hoeveelheid past en het afleveradres bij de klant hoort. Wat niet klopt, gaat naar een wachtrij voor een mens. Begin bij de opdrachtgever die de meeste orders mailt. Zie orders uit mail in je WMS.

Lees verder: Orders uit mail, Excel en PDF automatisch in je WMS

Hoe koppel je WMS, TMS en ERP?

Met één laag tussen je systemen die elk bericht, of het nu EDI, een API, een bestand of een mail is, vertaalt naar wat je WMS, TMS en ERP verwachten.

Dan bouw je niet meer per opdrachtgever of vervoerder een losse koppeling. Een nieuwe klant wordt een kwestie van instellen, geen nieuwe bouwklus. Hoe je zo’n laag opzet, staat in WMS, TMS en ERP koppelen.

Lees verder: WMS, TMS en ERP koppelen: één laag voor EDI, API, bestanden en mail

Wat als een opdrachtgever zijn bestand ineens anders aanlevert?

Dan leest het systeem hem meestal gewoon, omdat een taalmodel een verschoven kolom of een andere opmaak herkent zoals een mens dat doet.

Gewone code controleert daarna of de gelezen order klopt met de afspraken. Wat niet zeker is, gaat naar een mens. Een klassieke koppeling breekt op zo’n wijziging en moet dan opnieuw gebouwd worden. Meer in de gids over AI in het magazijn.

Lees verder: AI in het magazijn: waar het helpt en waar je begint

Hoe controleer je vrachtfacturen automatisch?

Je legt elke regel van de vrachtfactuur naast de tariefafspraak met de vervoerder en naast de zendingen die echt gereden zijn.

Het systeem rekent na of het tarief, de toeslagen en het aantal pallets of kilo’s kloppen. Het kijkt ook of een rit niet twee keer op de factuur staat. Wat afwijkt, komt op een lijst die iemand van je team beoordeelt voordat de factuur betaald wordt. Hoe je die afspraken vastlegt, lees je in vrachtfacturen controleren.

Lees verder: Vrachtfacturen controleren tegen je eigen zendingen

Hoe controleer je uitzendfacturen?

Je legt elke regel van de factuur van het uitzendbureau naast je eigen klokdata: uren, toeslagen en het tarief per functie.

Begin met een eenmalige controle over de afgelopen twaalf maanden, dan zie je waar de verschillen zitten. Daarna gaat elke nieuwe factuur langs dezelfde controle voordat hij betaald wordt. Rond een tariefwijziging let je op een oude prijs die blijft staan. Welke regels je naast elkaar legt, staat in uitzendfacturen controleren.

Lees verder: Uitzendfacturen controleren tegen je eigen klokdata

Hoe voorkom je ongefactureerd werk bij een 3PL?

Je legt het uitgevoerde werk elke dag naast de verstuurde facturen en de tarieven in het contract.

Extra handelingen, opnieuw ingeslagen retouren en spoedritten staan in het WMS of op een werkbon, terwijl de factuur in het ERP wordt gemaakt. Een systeem zet wat ontbreekt elke dag op een lijst, zodat het nog op de volgende factuur kan. Meer in ongefactureerd werk. Bij retouren zit dat werk vaak aan de retourtafel, zie retourverwerking automatiseren.

Lees verder: Ongefactureerd werk: extra handelingen die nooit op een factuur komen

Lees verder: Retourverwerking automatiseren in fulfilment: van pakket tot creditnota

Hoe werkt facturatie bij een 3PL?

Een 3PL factureert per activiteit: elke handeling heeft in het contract een eenheid en een prijs, en de factuur is wat er die periode in het WMS gebeurd is, keer het tarief.

Op de tarievenkaart staan meestal opslag per palletplaats of per m3, inslag en uitslag, picken per order en per orderregel, value added services, doorbelast transport en een minimum per maand. Het gaat vaak mis waar tarieven in een Excel per opdrachtgever staan of waar een contractwijziging nooit in de tarievenkaart komt. Meer in 3PL facturatie.

Lees verder: 3PL facturatie: van tarievenkaart en WMS naar een factuur die klopt

Kijkt de controle ook naar facturen uit het verleden?

Bij facturen van uitzendbureaus wel: de eerste stap is een eenmalige controle over de afgelopen twaalf maanden.

Bij ongefactureerd werk kijken we alleen vooruit. Vanaf de start ligt elke dag het uitgevoerde werk naast de facturen, zodat wat ontbreekt nog mee kan. Welke controle als eerste komt, kiezen we samen in de werkwijze.

Lees verder: Ongefactureerd werk: extra handelingen die nooit op een factuur komen

Lees verder: Uitzendfacturen controleren tegen je eigen klokdata

Wat kost AI voor een magazijn?

Een AI-systeem voor je magazijn kost bij ons een vaste prijs per proces, die je vooraf ziet en goedkeurt voordat we bouwen.

Daarna betaal je een vast bedrag per maand voor onderhoud, elke maand opzegbaar en zonder licentie per gebruiker. Een prijslijst publiceren we niet, omdat de prijs afhangt van het proces, de bronnen en de systemen. Hoe de prijs tot stand komt, staat in de werkwijze. In de kennismaking rekenen we door wat dat proces je nu kost.

Hoe snel levert AI iets op?

AI levert iets op zodra het eerste proces werkt, en daarom begin je met één proces in plaats van een groot project.

Hoe lang de bouw duurt, hangt af van dat proces en hoor je voordat je iets goedkeurt. Het resultaat meten we af tegen een nulmeting van hoe het nu gaat, zodat je ziet wat het oplevert. Pas als dit proces werkt, komt het volgende, zoals de werkwijze beschrijft.

Maatwerk of standaardsoftware: wat kies je?

Voor je WMS en je boekhouding is standaardsoftware meestal de goede keuze, en maatwerk past bij het werk ertussen dat per opdrachtgever anders loopt.

Rond het WMS is dat vaak de plek waar nu Excel en mail het gat vullen. Maatwerk bouw je klein: één proces, in de systemen die je al hebt. Wat we voor je maken, kun je meenemen, ook als je met ons stopt. Zie maatwerk of standaardsoftware.

Lees verder: Maatwerk of standaardsoftware in de logistiek: wanneer kies je wat?

Wie zit er achter Pakr?

Achter Pakr zitten Martin Veltman, die de systemen bouwt, en Fried de Rave, die de logistiek kent uit zijn eigen transportbedrijf.

Er zit niemand tussen jou en de persoon die het systeem maakt. Bel of mail, dan krijg je een van de twee aan de lijn. Pakr is een handelsnaam van Winvent Group B.V. Meer over ons.

Voor welke bedrijven is Pakr?

Pakr bouwt voor warehousing, fulfilment en contractlogistiek, ook koelopslag, vanaf vijftig mensen op de vloer, met een WMS dat draait en werk eromheen dat nog met de hand gaat.

Doe je alleen transport of expeditie zonder eigen magazijn, of zoek je een nieuw WMS of routesoftware, dan past het niet. Dat zeggen we in het eerste gesprek. Zie voor wie we bouwen.

Hoe ziet het eerste gesprek eruit?

Het eerste gesprek duurt 45 minuten, is gratis en is meestal online, anders bij jou op locatie.

We lopen door waar het handwerk zit, zoals orders uit de mail, facturen van uitzendbureaus en werk dat niet gefactureerd wordt. Je ziet een systeem dat al draait. Past het, dan kiezen we samen het eerste proces. De vaste prijs komt pas daarna, als dat proces gekozen is. Plan een kennismaking.

Wat gebeurt er als het systeem niet doet wat is afgesproken?

Haalt het systeem niet wat vooraf is afgesproken, dan hoef je de laatste termijn niet te betalen.

Voordat we bouwen, komt op papier wat het systeem moet doen, gemeten tegen een nulmeting van hoe het nu gaat. Dat stuk wordt getekend. Je gegevens en de uitvoer zijn altijd te exporteren. Alle stappen staan in de werkwijze.

Wat houd je over als je stopt?

Als je stopt, houd je wat we gebouwd hebben, je gegevens en je accounts.

Het onderhoud is een vast bedrag per maand en elke maand opzegbaar. Je krijgt documentatie, en je gegevens en de uitvoer zijn altijd te exporteren. Na afloop verwijderen we je bestanden bij ons, met een schriftelijke bevestiging. Meer in maatwerk of standaardsoftware.

Lees verder: Maatwerk of standaardsoftware in de logistiek: wanneer kies je wat?

Waar blijft mijn data?

Je data blijven binnen de EU, worden alleen voor jouw opdracht gebruikt en nooit om een AI-model te trainen.

Voor het eerste bestand tekenen we geheimhouding, ook als het bij een gesprek blijft. Na afloop verwijderen we alles en bevestigen we dat schriftelijk. Leg dit bij elke bouwer vast in de verwerkersovereenkomst, ook voor de partijen die hij inschakelt. Hoe wij het regelen, staat in de werkwijze.

Lees verder: AVG en AI in de logistiek: wat mag je met persoonsgegevens?

Mag AI persoonsgegevens van chauffeurs of uitzendkrachten verwerken?

Ja, als er een grondslag uit artikel 6 AVG is en het systeem alleen ziet wat het voor zijn taak nodig heeft.

Op een vrachtbrief staan naam en kenteken van de chauffeur, in klokdata de begin- en eindtijden van uitzendkrachten. Klokdata voor de factuurcontrole mag niet ongemerkt een prestatiemeting per persoon worden (doelbinding, artikel 5). Met de bouwer sluit je een verwerkersovereenkomst (artikel 28). Deze antwoorden zijn geen juridisch advies. Meer in AVG en AI in de logistiek.

Lees verder: AVG en AI in de logistiek: wat mag je met persoonsgegevens?

Valt mijn AI-toepassing onder de AI Act?

Vrijwel elk zakelijk AI-systeem valt onder de AI Act, maar de zware eisen gelden alleen voor systemen met een hoog risico.

Een systeem dat orders leest of facturen narekent, staat niet in de lijst van bijlage III. Gebruik je AI om taken toe te wijzen op basis van het gedrag van een medewerker, of om zijn prestaties te volgen, dan wel. Die plichten gelden vanaf 2 december 2027. Een systeem dat zelf met mensen communiceert, moet sinds 2 augustus 2026 laten weten dat het AI is (artikel 50). Meer in de AI Act in de logistiek.

Lees verder: De AI Act in de logistiek: wat de AI-verordening van je magazijn vraagt

Moet de ondernemingsraad instemmen met AI?

Ja, als het systeem persoonsgegevens van je mensen verwerkt of geschikt is om hun aanwezigheid, gedrag of prestaties te controleren (artikel 27 lid 1 onder k en l WOR).

Een factuurcontrole op klokdata laat per persoon zien wie wanneer begon en stopte, en kan daarom onder die regel vallen. Leg het besluit schriftelijk voor voordat het systeem live gaat. Uitzendkrachten tellen voor de WOR mee na 15 maanden. Een voorbeeld van zo’n controle staat in uitzendfacturen controleren.

Lees verder: Uitzendfacturen controleren tegen je eigen klokdata

Is e-CMR verplicht in Nederland?

Nee. Bij beroepsvervoer over de weg heb je een vrachtbrief nodig, maar niemand verplicht je die digitaal te maken.

Voor internationaal vervoer regelt een aanvullend protocol bij het CMR-verdrag de e-CMR. Dat protocol geldt voor Nederland sinds 5 juni 2011 en geeft een e-CMR dezelfde bewijskracht als de papieren vrachtbrief. Ook voor binnenlands vervoer kent de Regeling wegvervoer goederen de digitale vrachtbrief. Meer in e-CMR en eFTI.

Lees verder: e-CMR en eFTI: wat de digitale vrachtbrief verandert in je administratie

Wat is eFTI?

eFTI is de Europese verordening (EU) 2020/1056 die regelt dat bedrijven vrachtinformatie digitaal aan overheden mogen tonen, via een gecertificeerd eFTI-platform.

Vanaf 9 juli 2027 moeten de autoriteiten in alle EU-lidstaten die digitale informatie accepteren. Voor bedrijven blijft digitaal aanleveren een keuze, papier mag ook. Meer in e-CMR en eFTI.

Lees verder: e-CMR en eFTI: wat de digitale vrachtbrief verandert in je administratie

Wat verandert de Wtta voor een magazijn dat uitzendkrachten inleent?

Vanaf 1 januari 2028 mag je alleen nog inlenen bij uitleners met een toelating of ontheffing van de Nederlandse Autoriteit Uitleenmarkt, tenzij een wettelijke uitzondering geldt.

De wet gaat in op 1 januari 2027, en dat jaar is een overgangsjaar. Vanaf 1 juli 2027 zie je in het openbare register van de NAU of een uitlener is toegelaten. Werk je vanaf 2028 met een uitlener zonder toelating, dan kun je een boete krijgen van de Arbeidsinspectie. Die controle kan bij elke factuur meelopen. Zie uitzendfacturen controleren.

Lees verder: Uitzendfacturen controleren tegen je eigen klokdata