Uitzendfacturen controleren tegen je eigen klokdata

Uitzendfacturen controleren is elke regel op de factuur van je uitzendbureau naast je eigen klokdata leggen: de uren, de toeslagen, het tarief en de functie. Zo’n factuurcontrole gaat in de praktijk vaak anders. Wie de facturen nakijkt, kijkt meestal of het totaal in de buurt ligt van vorige week, en dat zegt weinig. Een factuur van een uitzendbureau is een stapel regels, een per uitzendkracht per dag. Met een paar bureaus en een volle vloer houdt niemand die regels met de hand bij.

Waarom facturen van het uitzendbureau naast je klokdata?

Je klok weet wat er gewerkt is. De factuur laat zien wat het bureau denkt dat er gewerkt is, en het bureau krijgt de uren via een urenbriefje, een export of een portal. Onderweg gaat er van alles mis zonder dat iemand iets fout wil doen. Zo wordt een pauze niet afgetrokken, landt een dienst op de verkeerde dag of staat een uitzendkracht op de factuur in een andere functie dan waarin hij bij jou op de vloer werkt.

Een kwartier hier en een toeslag daar verdwijnen in een lange factuur. Het werkt ook andersom. Soms rekent een bureau te weinig, bijvoorbeeld een toeslag die het de uitzendkracht wel betaalt. Dat wil je net zo goed weten voordat het maanden later als correctiefactuur bij je crediteurenadministratie terugkomt.

Welke regels op een uitzendfactuur leg je naast elkaar?

De uren en de toeslagen haal je uit je klokdata. Het tarief en de inlenersbeloning haal je uit je afspraken met het bureau en uit je eigen beloningsregeling.

Uren

Per uitzendkracht per dag: hoeveel uur staat op de factuur en hoeveel uur geeft je klok, na aftrek van pauzes en afgerond zoals jullie hebben afgesproken. De som is makkelijk. Lastiger is dat het bureau factureert op zijn eigen personeelsnummer, terwijl jouw klok een pasnummer kent. Die koppeltabel moet een keer goed staan.

Toeslagen en ORT

Een toeslag voor nachtdienst, weekend, feestdag of overwerk hangt aan het tijdstip waarop gewerkt is, en dat tijdstip staat in je klokdata. Werkt iemand een nachtdienst, dan hoort er voor die uren een toeslag op de factuur, met het percentage uit jullie regeling. Dat reken je per regel na, niet per week.

Tarief

Het uurtarief of de factor per functie staat in de raamovereenkomst met het bureau. Twee dingen moeten kloppen: de functie op de factuur is de functie waarin iemand bij jou werkt, en het tarief hoort bij die functie. Rond een tariefwijziging kijk je of de oude prijs er nog staat.

Inlenersbeloning

Volgens artikel 8 van de Waadi heeft een uitzendkracht recht op ten minste hetzelfde loon en dezelfde vergoedingen als jouw eigen medewerkers in een gelijke of gelijkwaardige functie. Dat geldt ook voor arbeidstijden zoals overwerk, nachtdienst en werken op feestdagen. Een cao mag daarvan afwijken, dus kijk welke cao je bureau volgt. Staat iemand in de verkeerde schaal, dan klopt het tarief op je factuur niet en het loon van de uitzendkracht ook niet.

Hoe begin je met uitzendfacturen controleren?

Met een eenmalige controle over de facturen van de afgelopen twaalf maanden. Een losse maand laat alleen zien hoe die maand ging. Over een jaar zie je ook de drukte voor de feestdagen, de zomer met veel nieuwe mensen en de tariefwijziging aan het begin van het jaar.

Je hebt de facturen nodig, als PDF of als export van het bureau, en de export van je urenregistratie over dezelfde periode. Daarnaast de raamovereenkomst, de tarievenlijst en je beloningsregeling. Elk bureau maakt zijn factuur anders op. Het systeem leest elke PDF of export en haalt de regels eruit, en daar doet AI het werk. Daarna gaat alles regel voor regel naast elkaar. Wat klopt, verdwijnt. Wat niet klopt, komt op een lijst met per regel de factuur, de persoon, de dag en het verschil.

Met die lijst ga je naar het bureau. Sommige verschillen blijken uitlegbaar: iemand werkte die dag op een andere locatie, of een afspraak is nooit in de raamovereenkomst gezet. Zet die afspraak dan alsnog op papier, anders staat hij volgend jaar weer op de lijst.

Daarna gaat elke nieuwe factuur langs dezelfde controle

Werkt de controle over het verleden, dan zet je hem voor de betaling. Regels die kloppen gaan door. Een regel met een verschil blijft staan tot iemand ernaar kijkt, met de klokdata ernaast.

Het systeem keurt niets zelf af en betaalt niets zelf. Je crediteurenadministratie of je operations manager beslist, net als nu, alleen staan de regels die aandacht vragen bovenaan in plaats van op pagina zes.

We bouwen die controle in wat je al hebt: je urenregistratie, je boekhouding of ERP en de mailbox waar de facturen binnenkomen. Waarom we dat liever doen dan er een pakket naast te zetten, lees je in maatwerk of standaardsoftware. Het is één proces, en het volgende komt pas als dit werkt en gemeten is. De andere kant van dezelfde vraag, werk dat je zelf nooit factureerde, staat in ongefactureerd werk.

Wat verandert de Wtta voor jou als inlener?

Vanaf 1 januari 2028 mag je alleen nog inlenen bij uitleners met een toelating of ontheffing van de Nederlandse Autoriteit Uitleenmarkt (NAU), tenzij een wettelijke uitzondering geldt. Werk je dan toch met een uitlener zonder toelating, dan kun je een boete krijgen van de Nederlandse Arbeidsinspectie en moet je de samenwerking stoppen.

De wet zelf, de Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten (Wtta), gaat in op 1 januari 2027. Dat jaar is een overgangsjaar. Uitleners die de overgangsregeling willen gebruiken, melden zich aan tussen 1 november en 31 december 2026. De toelating zelf vragen ze aan tussen 1 mei en 30 juni 2027. Vanaf 1 juli 2027 kun je in het openbare register van de NAU zien of een uitlener is toegelaten, een ontheffing heeft of onder de overgangsregeling valt. De Arbeidsinspectie handhaaft vanaf 1 januari 2028.

Voor je administratie betekent dat meer dan een vinkje. Je legt voor de start van het werk vast via welke uitlener iemand bij je werkt, ook bij doorlening. Jij levert de arbeidsvoorwaarden aan de uitlener, en dat is de basis van de inlenersbeloning. De NAU raadt aan regelmatig te controleren of je uitlener nog een toelating heeft. Die controle kun je bij elke factuur laten meelopen, zodat hij niet afhangt van iemand die eraan denkt.

Moet de ondernemingsraad instemmen?

Dat kan. Voor een regeling over het verwerken van persoonsgegevens van de mensen die in je bedrijf werken, en voor voorzieningen die aanwezigheid of prestaties kunnen controleren, heb je instemming van de ondernemingsraad nodig (artikel 27 WOR, eerste lid onder k en l). Een controle die klokdata per persoon gebruikt, kan daaronder vallen. Uitzendkrachten tellen voor de WOR mee zodra ze ten minste 15 maanden bij je werken. Leg het dus vooraf aan de OR voor. De stukken daarvoor leveren we mee, zoals in onze werkwijze staat.

Wat leg je klaar voor de eerste controle?

• De facturen van de afgelopen twaalf maanden, per bureau, als PDF of als export.
• De export van je urenregistratie over dezelfde periode.
• De raamovereenkomst en de tarievenlijst van elk bureau.
• Je eigen beloningsregeling en de cao die het bureau volgt.
• De koppeltabel van het personeelsnummer van het bureau naar jouw pasnummer.
• De instemming van de ondernemingsraad, als de controle daaronder valt.

Hoe we kiezen welk proces in een magazijn als eerste aan de beurt is, lees je in AI in het magazijn.