Ongefactureerd werk: extra handelingen die nooit op een factuur komen

Wat is ongefactureerd werk bij een 3PL?

Ongefactureerd werk is alles wat je magazijn voor een opdrachtgever heeft gedaan en wat volgens het contract betaald wordt, maar dat nooit op een factuur is gekomen. De uren van je mensen zijn betaald en het materiaal is op. Alleen de factuurregel ontbreekt.

In de 3PL facturatie gaat het bij de vaste posten zelden mis. Opslag en picken lopen meestal gewoon uit het WMS. Wat weglekt is het werk eromheen, de handeling die iemand op verzoek doet, buiten het standaardproces. Dat zijn de value added services, en juist die staan het minst strak op papier. Hoe de hele maandfactuur is opgebouwd, van opslag tot transport, lees je in 3PL facturatie.

Waar raakt extra werk kwijt tussen de vloer en de factuur?

Het raakt kwijt waar een verzoek buiten het WMS binnenkomt. Een planner van de opdrachtgever belt of mailt, de teamleider regelt het en daarmee is de kous af. Niemand op de vloer weet dat er een factuurregel bij hoort. Meestal gaat het om dit soort werk:

• Extra handelingen, zoals ompakken, stickeren, sets samenstellen of een zending openmaken voor een controle.
• Retouren die worden uitgepakt en beoordeeld voordat ze terug op locatie gaan, terwijl het contract alleen de ontvangst noemt.
• Spoedorders die na de cut-off nog mee moeten, met een extra rit of een extra ploeg.
• Opslag boven de afgesproken hoeveelheid, omdat een seizoensvoorraad langer blijft staan dan gepland.
• Herlabelen na een fout van de leverancier of een nieuwe eis van een retailer.

Er is nog een tweede lek. Soms staat het werk wel in het WMS, als transactie of als scan, maar heeft de handeling geen eigen activiteitcode. Dan telt het mee als gewone pick of als voorraadcorrectie. Kantoor factureert vanuit de tarieven en een maandstaat, dus zo’n regel ziet daar niemand.

Hoe leg je uitgevoerd werk naast je facturen en tarieven?

Per opdrachtgever leg je wat er op de vloer is gebeurd naast wat je volgens het contract mag rekenen en wat er echt gefactureerd is. Is het werk gedaan, staat er een tarief voor en ontbreekt de factuurregel, dan heb je een gat gevonden.

Wat er is gebeurd

De basis zijn de transacties en scans uit het WMS: ontvangsten, picks, mutaties, retourboekingen en verplaatsingen. Daarnaast ligt er werk buiten het WMS, zoals de mail met het spoedverzoek, de notitie van de teamleider of de uren op een extra ploeg. Bij dat losse deel helpt AI. Het systeem leest de mail of de vrije tekst, herkent dat het om een extra handeling gaat en koppelt die aan de opdrachtgever en de dag waarop het werk is gedaan.

Wat er is afgesproken

Het contract en de tarievenbijlage worden een tabel, met per activiteit een eenheid en een prijs: per stuk, per order, per pallet per week of per uur. Staat een handeling er niet in, dan is dat ook een uitkomst, want dan ontbreekt de afspraak.

Wat er is gefactureerd

De verzonden facturen komen uit het ERP of het boekhoudpakket, regel voor regel. Het systeem zoekt bij elke uitgevoerde handeling de factuurregel die erbij hoort. Wat geen match heeft, komt op de lijst.

Dit komt in de systemen die er al staan. Het WMS blijft het WMS en de facturatie blijft waar hij is. Hoe zo’n laag tussen de systemen eruitziet, lees je in WMS, TMS en ERP koppelen.

Waarom een lijst per dag en geen controle per maand?

Na een maand weet niemand meer wie erom vroeg of dat het om een eigen fout ging. Een dag later vertelt de teamleider je dat in een minuut.

Per regel staat de opdrachtgever, de handeling, het bewijs uit het WMS of de mail en het tarief dat erbij hoort. Iemand op kantoor beslist per regel: factureren, bewust laten lopen of doorzetten naar de accountmanager omdat er geen afspraak voor is. Het systeem stuurt zelf geen factuur.

Dat is met opzet. Soms is er een goede reden om iets niet te rekenen: de fout lag bij jou, of je hebt het als gebaar toegezegd. Dat besluit hoort bij iemand die de opdrachtgever kent. Het systeem zorgt er alleen voor dat iemand het neemt, in plaats van dat het werk stil verdwijnt.

Waarom alleen vooruit en niet over het verleden?

Een factuur over een heel jaar terug kost de relatie met je opdrachtgever vaak meer dan hij oplevert. Wie in één keer een rekening krijgt voor twaalf maanden ompakken, hoort daar vooral in dat je het al die tijd zelf niet bijhield. Daarna gaat elk gesprek over die ene factuur. Over een nieuw tarief voor de komende maanden praat je gewoon, maar een rekening voor werk van vorig jaar voelt als een verwijt, ook als het bedrag klopt.

Over het verleden weet je ook vaak niet meer wat er mondeling is gezegd. Misschien heeft iemand ooit toegezegd dat een paar retouren per week in het tarief zaten. Dat staat nergens, maar je opdrachtgever weet het nog precies. Er kan ook een termijn spelen. Werk je onder de Logistieke Services Voorwaarden van FENEX en TLN, dan verjaren vorderingen in verband met de overeenkomst na twaalf maanden (artikel 11). Wat dat voor jouw contract betekent, beslist je jurist.

Terugkijken mag wel, alleen niet om alsnog te factureren. Een periode uit het verleden laat zien hoe groot het lek is en bij welke handelingen het zit. Dat kan de nulmeting zijn voordat we iets bouwen, zoals in onze werkwijze staat. Wat je daarna rekent, gaat in vanaf een datum die je met de opdrachtgever afspreekt.

Hoe spreek je in het contract af welke extra handelingen je factureert?

Zet elke extra handeling als eigen regel in de tarievenbijlage, zo dat de vloer hem herkent en het WMS hem kan tellen. Een vage post kan achteraf niemand narekenen. Per regel leg je vast:

• Een omschrijving die je op de vloer herkent. Ompakken per doos, stickeren per stuk, een retour beoordelen per orderregel. Een post als diversen of extra werk op aanvraag zegt niemand iets.
• Een eenheid die het WMS kan tellen. Kan het systeem het niet tellen, dan kan niemand het later factureren. De Belastingdienst vraagt op elke factuur ook de omvang van de dienst.
• Wie de handeling mag aanvragen, en via welke weg. Een vast mailadres of een veld in het klantportaal is genoeg.
• Wat er in het standaardtarief zit. Een aantal retouren per maand inbegrepen is prima, als dat aantal op papier staat.

Geef elke handeling daarna een eigen activiteitcode in het WMS. Dan komt het werk vanzelf in de data terecht en hoeft niemand het te onthouden. Daar heb je geen nieuwe software voor nodig, alleen iemand die de codes aanmaakt.

Voor spoed maak je een aparte afspraak. Leg vast wat spoed is, bijvoorbeeld een order die na de cut-off binnenkomt en dezelfde dag weg moet. De toeslag zet je in dezelfde regel. Zonder die definitie wordt elke late order een discussie.

Welke extra handeling zet je als eerste op de lijst?

De handeling die je team het vaakst op verzoek doet, bij één opdrachtgever. Kies de combinatie waar je team het vaakst iets extra doet, vaak retouren of ompakken. Bouw de lijst daarvoor en kijk een paar weken of de regels kloppen en of kantoor er echt mee werkt. Pas dan komt de volgende opdrachtgever erbij.

Zo bouwen we alles: één proces eerst, en de volgende stap pas als deze werkt en gemeten is. Hoe dat er in de rest van het magazijn uitziet, lees je in AI in het magazijn. Wil je hetzelfde met de facturen van je uitzendbureaus, kijk dan bij uitzendfacturen controleren. Of dit bij jouw magazijn past, staat bij voor wie we bouwen.

Welke handelingen bij jou van de factuur vallen, kunnen we in een kennismaking samen bekijken.