3PL facturatie: van tarievenkaart en WMS naar een factuur die klopt

3PL facturatie ziet er van buiten simpel uit. Je slaat goederen op, je pakt orders in en aan het eind van de maand stuur je een factuur. Van binnen is het een rekensom met tientallen tarieven per opdrachtgever, elk met een eigen eenheid, en een WMS dat de aantallen net anders telt dan het contract ze noemt. Ik heb een eigen transportbedrijf en ken die maandafsluiting van twee kanten: als degene die factureert en als degene die de factuur van een ander narekent.

Hoe werkt facturatie bij een 3PL?

Een 3PL factureert per activiteit: elke handeling in het magazijn heeft in het contract een eenheid en een prijs, en de factuur is de som van wat er die periode gebeurd is, keer het tarief. Die afspraken staan in de tarievenkaart, de tariefbijlage bij het contract. De aantallen komen uit het WMS: hoeveel pallets er stonden, hoeveel orders er de deur uit gingen, hoeveel orderregels er gepickt zijn.

Daarnaast zijn er posten die het WMS niet of maar half ziet. Denk aan transport dat je doorbelast, extra werk op verzoek en vaste vergoedingen per maand. Juist bij die posten loopt de factuur het vaakst uit de pas met het werk.

Werk je onder de Logistieke Services Voorwaarden van FENEX en TLN, dan valt facturering daar zelf onder de logistieke activiteiten (artikel 1). Voor betaling geldt de termijn die je afspreekt. Staat er niets in het contract, dan is dat volgens die voorwaarden veertien dagen na de factuurdatum (artikel 12).

Welke posten staan op de tarievenkaart van een 3PL?

Op de tarievenkaart van een 3PL staan meestal opslag, inslag en uitslag, orderpicking, value added services, doorbelast transport en een minimum. Per opdrachtgever verschillen de eenheden, en daar zit het meeste rekenwerk.

Opslag: per palletplaats, per m3, per week

Opslagkosten factureren lijkt het makkelijkst, maar de vraag is wat je telt en wanneer. Een tarief per palletplaats per week kan uitgaan van de stand op een vaste peildag, van het gemiddelde over de dagen of van de hoogste stand in die week. Bij een tarief per m3 moet het WMS de afmetingen van elk artikel of elke pallet goed hebben. Voor legbordopslag rekent een fulfilmentpartij vaak per locatie of per bak.

Staat de telmethode niet in het contract, dan kiest iemand op kantoor er een. Dat is dan niet noodzakelijk de methode die je opdrachtgever in zijn hoofd had toen hij tekende. En zodra het seizoen piekt, wordt dat verschil groter.

Inslag en uitslag: de handling fee

De handling fee is de prijs voor het lossen, controleren en wegzetten van goederen en voor het uitslaan aan de andere kant. Hij staat vaak per pallet, per colli of per container, soms met een eigen tarief voor losgestorte lading. Een container met losse dozen kost veel meer uren dan een container met gestapelde pallets. Staat er één tarief per container, dan betaal je dat verschil zelf.

Orderpicking per order en per orderregel

Bij e-commerce fulfilment is picken meestal opgesplitst: een vast bedrag per order en een bedrag per orderregel of per stuk. Een order met één regel en een order met acht regels kosten zo elk wat ze kosten. Het WMS weet precies hoeveel regels er gepickt zijn, dus dit deel gaat zelden mis. Het misgaat pas als een order wordt gesplitst, als een backorder later alsnog wordt uitgeleverd, of als een geannuleerde order al half gepickt was.

Value added services

Value added services factureren is het werk naast het standaardproces: stickeren, ompakken, sets samenstellen, kwaliteitscontroles, retouren keuren. Hier lekt het meeste weg, omdat het verzoek vaak per mail of telefoon binnenkomt en het werk in het WMS geen eigen code heeft. Hoe je dat terugvindt, staat in ongefactureerd werk. Voor retouren, waar per pakket meerdere handelingen kunnen zitten, lees je meer bij retourverwerking automatiseren.

Transport doorbelasten

Verstuur je namens je opdrachtgever, dan belast je de vracht door, vaak met een opslag of een vaste handlingprijs per zending. De factuur van de vervoerder komt later dan je eigen maandafsluiting, en met toeslagen die je vooraf niet kende. Wie doorbelast op basis van een verwachte prijs, factureert soms te weinig. Wie wacht op de vervoerder, factureert een maand te laat.

Minimums en vaste vergoedingen

Veel contracten hebben een minimumfactuur per maand, een minimum aantal palletplaatsen of een vaste vergoeding voor accountbeheer en systeemkosten. Die posten staan op een eigen regel en worden opvallend vaak vergeten, omdat ze niet uit een transactie komen. Ook een minimum per order valt in deze groep.

Hoe pas je tarieven aan met een indexatie?

Je past tarieven aan zoals de indexatieclausule in het contract voorschrijft: welk indexcijfer, welk basisjaar en op welke datum. Veel contracten tussen bedrijven baseren zo’n aanpassing op prijsindexcijfers van het CBS, schrijft het CBS zelf. In de logistiek zie je naast de consumentenprijsindex ook afspraken over loonkosten en brandstof.

Rekenen lukt meestal wel. Het gaat mis bij het doorvoeren. Dan komt het nieuwe tarief in een mail aan de opdrachtgever, maar niet in het bestand waaruit kantoor factureert. Of het komt er wel in, maar per opdrachtgever op een andere datum. Een jaar later betaalt een opdrachtgever nog steeds de oude prijs, en niemand weet sinds wanneer.

Waar gaat 3PL facturatie mis?

3PL facturatie gaat mis tussen drie bronnen die niet met elkaar praten: het contract, het WMS en het bestand waarmee de factuur gemaakt wordt. Meestal zie je dit soort fouten:

• Tarieven per opdrachtgever in een eigen Excel, met formules die iemand jaren geleden heeft gemaakt en die alleen die persoon nog snapt.
• Tellen met de hand. Iemand draait een rapport uit het WMS, plakt het in de sheet en past aan wat niet lijkt te kloppen. Dat corrigeren laat geen spoor na.
• Contractwijzigingen die nooit in de tarievenkaart komen. Een nieuw tarief voor ompakken, afgesproken in een overleg, staat in de notulen en verder nergens.
• Eenheden die niet passen. Het contract rekent per colli en het WMS telt stuks. De omrekening zit in iemands hoofd.
• Doorbelasting die achterloopt, omdat de vervoerdersfactuur pas na de maandafsluiting binnenkomt.

Geen van die fouten is groot op zichzelf. Ze stapelen wel, per opdrachtgever en per maand. En de opdrachtgever die een factuur niet kan narekenen, gaat erover bellen.

Wat moet er op een 3PL-factuur staan?

Op een 3PL-factuur staat in elk geval wat de Belastingdienst van elke factuur vraagt, en daarnaast genoeg detail om elke regel na te rekenen. Volgens de Belastingdienst vermeld je onder meer welke diensten je hebt geleverd en de omvang ervan, de datum van levering, het bedrag zonder btw, het btw-tarief en het btw-bedrag.

Voor een opdrachtgever is een regel ‘handling oktober’ met één bedrag niet na te rekenen. Zet per post het aantal, de eenheid en het tarief op de factuur. Lever daarbij een specificatie uit het WMS mee: welke orders, welke ontvangsten, welke dagstanden van de opslag. Dan gaat het gesprek over de inhoud en niet over het vertrouwen.

Hoe bereidt een AI-systeem de factuurregels voor?

Een AI-systeem leest de transacties uit het WMS en de tarieven uit het contract, rekent per opdrachtgever de factuurregels uit en zet ze klaar voor iemand die ze goedkeurt. Het systeem verstuurt zelf geen factuur.

1. Het contract en de tariefbijlage worden een tabel: per activiteit een eenheid, een prijs, een minimum en de datum waarop het tarief ingaat. Bij dat lezen helpt het taalmodel, omdat elke bijlage anders is opgemaakt. Een mens controleert de tabel één keer en daarna bij elke wijziging.
2. Het systeem haalt elke dag de transacties uit het WMS: ontvangsten, picks, verzendingen, voorraadstanden, retourboekingen en mutaties.
3. Het koppelt elke transactie aan een post op de tarievenkaart. Past een transactie nergens, dan komt hij op een lijst. Dat is vaak werk zonder afspraak, of een afspraak die nooit in de tabel is gekomen.
4. Mails en vrije tekst met extra werk op verzoek leest het taalmodel mee, zodat die handelingen ook een regel krijgen.
5. Aan het eind van de periode staat per opdrachtgever een conceptfactuur met de specificatie eronder. Wat afwijkt van vorige maand, staat bovenaan.

Het rekenen zelf doet gewone code, geen taalmodel. Een tarief keer een aantal moet elke keer hetzelfde uitkomen. Het model leest alleen wat rommelig is, en bij twijfel beslist een mens. De factuur zelf blijft in je ERP of je boekhoudpakket. Hoe zo’n laag tussen de systemen werkt, lees je in WMS, TMS en ERP koppelen.

Hoe lang kun je een vergeten post nog factureren?

Dat hangt af van je contract en de voorwaarden die erbij horen. Gelden de Logistieke Services Voorwaarden, dan verjaren alle vorderingen in verband met de overeenkomst na twaalf maanden en vervallen ze na achttien maanden (artikel 11, lid 1). Die termijn loopt vanaf de dag dat een vordering opeisbaar werd (lid 5). Wanneer dat bij een vergeten post precies is, bepaalt je jurist, niet dit artikel.

Voor de relatie maakt de termijn weinig uit. Een factuur die een jaar te laat komt, valt slecht, ook als hij juridisch nog kan. Wat je vandaag vindt, hoort op de factuur van deze maand. Ons advies is dan ook om alleen vooruit te kijken, zoals we in ongefactureerd werk uitleggen.

Welke maandfactuur reken je als eerste na?

Neem de factuur van vorige maand voor de opdrachtgever met de meeste tarieven, en reken hem opnieuw uit met de transacties uit het WMS en de tarievenkaart uit het contract. Elk verschil is een post die je kunt verklaren of moet gaan bijhouden. Hoe we zo’n eerste meting gebruiken voordat we iets bouwen, staat in onze werkwijze. Die herberekening kunnen we in een kennismaking samen doorlopen.