PakrWat we doen
Het werk
Elk systeem wordt om een proces heen gebouwd
We hebben geen vast pakket en geen menu waar je uit kiest. We bouwen voor warehousing en 3PL, de logistiek dienstverleners die het magazijn van andere bedrijven draaien. Het begint bij een proces dat nu met de hand gaat, in de programma’s die je al hebt staan: het WMS waarin het magazijn draait, het TMS voor transport, het ERP en de urenregistratie. Het volgende systeem komt pas aan bod als dit werkt.
01De inkoopkant
De controle op je inleenfacturen
Een inleenfactuur is de rekening die een uitzendbureau je stuurt voor de mensen die het geleverd heeft. We leggen die facturen naast de uren die volgens je eigen klok- of poortregistratie werkelijk gewerkt zijn.
Dit is waar de controle op zoekt: uren die betaald zijn maar niet gewerkt, toeslagen die verkeerd zijn toegepast zoals ORT (de toeslag voor onregelmatige uren), mensen die onder de inlenersbeloning zijn ingeschaald, het loon dat je eigen mensen voor hetzelfde werk krijgen, dubbele regels, en tariefafspraken die nooit in het systeem van het bureau terecht zijn gekomen.
Het start als een eenmalige controle over twaalf maanden bij je grootste bureaus. Daarna wordt het een maandelijkse poort waar geen enkele inleenfactuur ongecontroleerd doorheen komt.
Dit raakt je eigen opdrachtgevers niet, want het zit aan de inkoopkant. En het is een poort vooraf, geen jacht op geld uit het verleden.
Om de omvang te schetsen, met een eigen rekenvoorbeeld: bij honderdvijftig mensen op de vloer en veertig procent inleen gaat het om circa dertienhonderd dienstregels per maand, verdeeld over drie tot vijf bureaus, met wisselende toeslagen en staffels (kortingen die pas boven een aantal uren ingaan).
Waarom dit nu op tafel ligt
Vanaf 1 januari 2027 geldt het toelatingsstelsel voor uitleners, de Wtta. De handhaving begint op 1 januari 2028. Inleners mogen dan alleen nog werken met toegelaten uitzendbureaus, moeten dat in een openbaar register controleren en riskeren anders een boete. Wie zijn inleenfacturen toch al regel voor regel nakijkt, heeft de administratie daarvoor grotendeels staan.
Bron: ABU; Ondernemersplein
02De verkoopkant
Aan de kant van je eigen opdrachtgevers
De tariefkaart naast de factuur
We leggen je tariefkaarten naast de facturen die eruit zijn gegaan. Daar komt uit welk tarief afwijkt van de afspraak, welke indexatie nooit is doorgevoerd, welke korting bleef doorlopen en welke klant gefactureerd wordt zonder vindbare afspraak. Je krijgt geen foutenlijst terug. Je krijgt een besluitdocument, met een indexatiekalender die drie maanden vooruit de aanzegbrieven klaarzet. Wat we vinden valt in drie soorten.
- Afgesproken en nooit doorgevoerd.
- Geen indexatieclausule in het contract.
- Bewust niet doorgevoerd, als commercieel gebaar. Dat is een besluit en geen fout.
Werk dat nooit op een factuur belandde
Uitgevoerd werk naast verzonden facturen. Welke extra handelingen, afwijkende ontvangsten, retouren en spoedopdrachten zijn nooit gefactureerd. We kijken daarbij alleen vooruit: het lek gaat vanaf nu dicht en we beloven niets over het verleden.
03Daarna
Wat er in een tweede of derde fase bijkomt
Koppellaag tussen WMS, TMS en ERP
Dezelfde gebeurtenis wordt nu in de taal van elke opdrachtgever en elke vervoerder apart verwerkt, en elke nieuwe klant betekent weer losse koppelingen. We bouwen de laag die dat gelijktrekt: EDI (het vaste berichtenverkeer tussen twee systemen), API, mail en bestanden gaan een kant op. De meetlat is het aantal dagen tot de eerste foutloze order.
Klantportaal met stuurinformatie
Het portaal waar je opdrachtgever zelf kijkt en iets doet: inbound aanmelden, een claim indienen, een correctie aanvragen. Een centraal overzicht van alle lopende zendingen staat bij verladers, de bedrijven die de lading aanbieden, met 68 procent bovenaan wat zij van hun 3PL vragen (CSCMP, 2025 Third-Party Logistics Study).
Vragen over zendingen automatisch beantwoord
Waar is mijn zending en is het al verzonden. Die vragen worden beantwoord uit je eigen systemen, met een mens die de tekst goedkeurt voordat hij weggaat. Wat in de mailbox overblijft zijn de vragen waar echt iemand naar moet kijken.
Orders die binnenkomen als mail of PDF
Bij bedrijven zonder volledige EDI-koppeling komt een deel van de orders zo binnen. We lezen ze uit en zetten ze gecontroleerd in het WMS, en alles waar twijfel over is gaat naar een wachtrij waar iemand naar kijkt.
Ontvangst, schade en retouren
Elke afwijking en elke retour wordt meteen een dossier met foto’s, een regel die gefactureerd kan worden en een nette melding richting je opdrachtgever. Dit bouwen we alleen vooruit, want die gegevens bestaan historisch niet.
Kosten per klant
Welke opdrachtgever verdient geld en welke eet ongemerkt marge op. Dat is de onderbouwing voor elk tariefgesprek, en het kan pas als de gegevensstromen hierboven er liggen.
04De grens
Wat we niet bouwen
Dit doen we niet, zodat je er niet halverwege de bouw achter komt.
Wel
Niet
Wel
De gegevens en de koppelingen kloppend maken waar planningssoftware op draait.
Niet
Routes, slotting (de indeling van artikelen over de magazijnlocaties) en personeelsplanning nabouwen.
Wel
Bouwen in de naad tussen het WMS en de individuele opdrachtgever.
Niet
Je WMS vervangen.
Wel
Een leeslaag over een oud systeem, waar alleen uit gelezen wordt.
Niet
Een oud systeem eruit halen en migreren.
Wel
Werken in de programma’s waar je mensen nu al in zitten.
Niet
Een nieuw platform, een nieuwe inlog of een cursus voor je team.
Wel
Een vaste prijs met een drempel eronder.
Niet
Een vergoeding die afhangt van wat er teruggevorderd wordt.
05De bouw
Hoe zo’n systeem tot stand komt
In fasen. De acceptatiecriteria staan op papier en zijn getekend voordat er iets gebouwd wordt, en we meten ze af tegen een nulmeting. Wordt een criterium niet gehaald, dan hoef je de laatste termijn niet te betalen. Wat we bouwen kun je meenemen, ook als je ermee stopt.
06Contact
Kies een proces en we rekenen het door
Kies het proces dat nu het meeste met de hand gaat, dan rekenen we in de kennismaking door wat het aan uren kost. Geen offerte en geen beloften.