AI in het magazijn: waar het helpt en waar je begint

AI in het magazijn neemt vandaag vooral kantoorwerk rond de vloer over. Met AI bedoelen we in deze gids software die tekst en rommelige gegevens leest en naast je afspraken legt. Robots en zelfrijdende heftrucks vallen ook onder warehouse automatisering, maar die laten we hier liggen. Bij een 3PL of in de contractlogistiek met een WMS dat draait, zit de winst meestal in het werk dat nog met de hand gaat. Denk aan de orders die iemand elke ochtend uit de mail overtypt in het WMS. Of aan de planner die elke ochtend eerst de bestanden van zes opdrachtgevers omzet naar één formaat, omdat elke opdrachtgever zijn eigen kolommen en zijn eigen artikelcodes gebruikt en het WMS maar één formaat slikt.

Waar helpt AI in het magazijn nu echt?

In de administratie rond de vloer. Overal waar iemand gegevens van de ene plek naar de andere zet, of twee lijsten naast elkaar legt om te zien of ze kloppen.

Een taalmodel leest een mail, een PDF of een rommelige Excel ongeveer zoals een mens dat doet. Het snapt dat “plt”, “pallet” en “EUR-pallet” bij deze opdrachtgever hetzelfde betekenen. Gewone code controleert daarna of wat het model las klopt met de afspraken: bestaat het artikelnummer, past de hoeveelheid, hoort dit afleveradres bij deze klant. Een klassieke koppeling breekt zodra een klant een kolom verschuift. Een model leest daar doorheen. De controle erachter vangt op wat het verkeerd leest.

Wat wij bouwen, zit vooral op vier van die plekken.

Orders uit mail, PDF en Excel

Een opdrachtgever mailt een order als bijlage. Iemand op kantoor opent hem, typt de regels over in het WMS en kijkt of elk artikelnummer bestaat. Bij tien orders per dag is dat te doen, maar het werk groeit één op één mee met het aantal orders. Een tikfout wordt een verkeerde pick die je pas merkt als de klant belt over de verkeerde doos. Een systeem kan de order lezen, naast de afspraken met die opdrachtgever leggen en klaarzetten in het WMS. Wat het niet zeker weet, gaat naar een wachtrij waar een mens naar kijkt. Hoe dat in de praktijk loopt, lees je in orders uit mail in je WMS.

Koppelingen tussen WMS, TMS en ERP

Elke opdrachtgever en elke vervoerder levert zijn gegevens anders aan. De een stuurt EDI, de ander een Excel in de mail. Vaak is er per klant een losse koppeling gebouwd, dus elke nieuwe klant is een nieuwe bouwklus. Eén laag die al die berichten vertaalt naar wat je WMS, TMS en ERP verwachten, maakt van een nieuwe opdrachtgever een kwestie van instellen. Zie WMS, TMS en ERP koppelen.

Werk dat nooit op een factuur komt

Een retour die opnieuw is ingeslagen, of een spoedrit op vrijdagmiddag. Het werk is gedaan en staat ergens geregistreerd, maar het komt niet op de factuur aan de opdrachtgever. Niemand merkt het, want de handeling staat in het WMS of op een werkbon terwijl de factuur in het ERP wordt gemaakt. Niemand legt die twee elke dag naast elkaar. Een systeem doet dat wel en zet wat ontbreekt op een lijst voor de controller. Meer daarover in ongefactureerd werk terugvinden.

Facturen van uitzendbureaus

Veel magazijnen werken met uitzendkrachten van meer dan één bureau. Elk bureau stuurt zijn eigen factuur met uren, toeslagen en tarieven. De controle daarvan is vaak een steekproef, omdat niemand de tijd heeft om elke regel naast de eigen klokdata te leggen, zeker niet als er elke week van meerdere bureaus een nieuwe stapel binnenkomt. Een systeem vergelijkt elke regel en laat alleen zien wat afwijkt. Zie uitzendfacturen controleren.

Wat deze vier gemeen hebben: de gegevens bestaan al en de afspraken staan op papier. Het systeem hoeft dus niets te raden. Het leest en het vergelijkt, en een mens beslist over wat niet klopt.

Waar AI je magazijn niet helpt

Bij planning en bij de indeling van het magazijn zelf. Daar bestaan goede pakketten voor, gebouwd door bedrijven die niets anders doen. Een taalmodel is sterk in het lezen van tekst en rommelige gegevens, maar de kortste route langs veertig adressen of de beste plek voor een artikel dat hard loopt, is rekenwerk waar het niet voor gemaakt is.

• Routeplanning. Daar is je TMS of een planningspakket beter in. Wat wel helpt: zorgen dat de orders en adressen die erin gaan kloppen.
• Slotting, de indeling van artikelen over de locaties in je magazijn. Ook daar bestaat gespecialiseerde rekensoftware voor.
• Personeelsplanning. Wie wanneer op de vloer staat, hangt af van contracten en van mensen. Dat blijft bij je planner en zijn software.
• Je WMS vervangen. Een nieuw WMS kiezen en invoeren is een ander soort traject. AI bouw je in het systeem dat er staat, in de naad tussen het WMS en de opdrachtgever.

Is alles bij jou al gekoppeld en typt niemand meer iets over, dan valt er weinig te winnen. Belooft iemand je één AI-systeem dat je planning en je WMS in één keer vervangt, dan koop je een project waarvan je het einde niet ziet. Op voor wie we bouwen staat waar wij de grens trekken.

Welk proces pak je als eerste aan?

Het proces waar nu de meeste uren in overtypen en nakijken gaan. De verleiding is om te kiezen wat het mooist klinkt in een presentatie aan de directie, zoals een chatbot voor klantvragen. Ondertussen typt iemand op kantoor elke dag orders over die in die presentatie nergens voorkomen. Werk dat elke dag terugkomt, levert meer op dan iets dat één keer per kwartaal speelt.

Je hoeft die uren niet te schatten. Vraag de mensen op kantoor om een week lang bij te houden waar hun tijd heen gaat, in blokken van een kwartier. Tel daarna per proces op. Kijk bij de grootste posten ook hoe vaak er iets misgaat en wat een fout kost, want een proces dat weinig uren vraagt maar elke maand een boze opdrachtgever oplevert, kan toch het beste startpunt zijn. Een goed eerste proces heeft deze kenmerken:

• Het werk komt elke dag of elke week terug, in ongeveer dezelfde vorm.
• De gegevens staan al ergens: in een mail, een bestand, het WMS of de klokregistratie.
• Er is een afspraak waartegen je kunt controleren, zoals een contract of een tarievenlijst.
• Een fout kost geld of levert een klacht op. Dan kun je na de bouw laten zien wat het systeem oplevert.

Weet je nog niet wat je met AI wilt, begin dan toch met die telling. Het eerste proces volgt uit wat je telt.

Waarom één proces tegelijk?

Omdat je pas na het eerste proces weet of het werkt met jouw gegevens. Een systeem dat op papier alles kan, struikelt in de praktijk over de opdrachtgever die zijn artikelnummers met een spatie ervoor stuurt. Of over de vervoerder die zijn bestand elke maand een beetje anders opbouwt. Zulke dingen vind je alleen door te bouwen en te draaien.

Bouw je vier processen tegelijk, dan weet je na een half jaar niet welk deel werkt en welk deel niet. Staan de orders vaker goed in het WMS terwijl de facturatie nog rammelt, dan kun je niet meer zien welke verandering wat heeft gedaan. Je mensen moeten vier dingen tegelijk leren vertrouwen. Valt het tegen, dan valt alles tegen.

Met één proces blijft het overzichtelijk. Je meet vooraf hoeveel tijd het kost en hoe vaak het misgaat. Na de bouw meet je precies hetzelfde nog een keer. Klopt het, dan praat je over het volgende proces. Klopt het niet, dan weet je waar het aan ligt en heb je niet meer uitgegeven dan nodig.

Het tweede proces gaat meestal sneller. De koppeling met het WMS ligt er al, je mensen kennen de wachtrij voor twijfelgevallen en je hebt cijfers van de eerste stap. Zo groeit er stap voor stap een systeem dat past bij hoe jouw bedrijf werkt. Een standaardpakket vraagt meestal het omgekeerde: dat je bedrijf zich aanpast aan het pakket. Over die afweging gaat maatwerk of standaardsoftware.

Hoe ziet een eerste stap eruit?

Klein en afgebakend, rond dat ene proces. Bij ons loopt het zo, en de details staan in onze werkwijze:

1. Een gratis gesprek van 45 minuten over waar bij jou het handwerk zit. Je telling van een week helpt daarbij.
2. We kiezen het proces en meten hoe het nu gaat: hoeveel tijd het kost en hoe vaak er iets misgaat. Dat is de nulmeting.
3. Op papier komt wat het systeem moet doen, met een vaste prijs vooraf. Je keurt dat goed voordat we bouwen. Haalt het systeem het niet, dan vervalt de laatste termijn.
4. We bouwen in de systemen die je al hebt en voeren het in met je eigen mensen. Zij blijven in het WMS en de mail die ze kennen, zonder nieuwe inlog.
5. Het systeem draait eerst naast het bestaande werk. Alles wat het voorstelt gaat langs een mens, tot het zich op jouw gegevens heeft bewezen.
6. Daarna meten we opnieuw, op dezelfde manier als bij de nulmeting. Pas als dit proces werkt, praten we over het volgende.

Raakt het systeem de uren of de aanwezigheid van medewerkers, bijvoorbeeld bij een controle van uitzendfacturen tegen de klokdata, betrek dan vooraf de ondernemingsraad. Artikel 27 van de Wet op de ondernemingsraden geeft de raad instemmingsrecht bij regelingen voor voorzieningen die geschikt zijn voor controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties van medewerkers. Regel dat aan het begin, dan houdt het je niet op als het systeem klaar is.

Wat vraag je een leverancier van AI-toepassingen voor de logistiek?

Vraag naar het concrete proces en naar wat er gebeurt als het misgaat. Op elke vraag hieronder hoort een kort antwoord te komen, ook van ons.

• Welk proces bouw je eerst, en waarom juist dat?
• Hoe meten we vooraf hoe het nu gaat, en hoe meten we straks of het beter is?
• Wat gebeurt er met een order of factuurregel waar het systeem niet zeker van is?
• Moeten mijn mensen in een nieuw systeem werken, of blijft het werk in de programma’s die ze al gebruiken?
• Waar staan mijn gegevens, en worden ze gebruikt om een model te trainen?
• Kan ik mijn gegevens en de uitvoer meenemen als we stoppen?
• Wat gebeurt er met de betaling als het systeem niet doet wat we hebben afgesproken?
• Wie betaalt je nog meer? Krijgt een leverancier ook geld van je uitzendbureau of je softwareleverancier, dan kijkt hij minder scherp.

Let vooral op het antwoord over meten. Is dat vaag, of krijg je alleen een percentage dat de leverancier bij een ander bedrijf zegt te hebben gehaald, dan weet je na de bouw ook niet of het bij jou iets heeft opgeleverd.

Die lijst kun je zo meenemen naar een kennismaking met ons.