Maatwerk of standaardsoftware in de logistiek: wanneer kies je wat?

Maatwerk is software die voor jouw processen wordt gebouwd. Standaardsoftware koop je zoals andere bedrijven hem kopen. Of je maatwerk software in de logistiek nodig hebt, hangt af van één vraag. Doet je magazijn dit werk zoals vrijwel elk ander magazijn, of op een manier die alleen bij jou en je opdrachtgevers hoort? Bij het eerste koop je een pakket. Bij het tweede laat je bouwen, één proces tegelijk.

Wanneer is standaardsoftware de betere keuze?

Als het proces bij iedereen hetzelfde loopt. Een WMS of een boekhoudpakket is door anderen al vaak gebouwd en getest, en de leverancier houdt het bij als de wet of de markt verandert, dus daar maatwerk van maken kost je meer en levert minder op.

Dat zeggen we ook als het ons geen opdracht oplevert. Wij vervangen geen WMS en bouwen geen planning- of routesoftware na. Een leverancier die daar al jaren aan werkt, kent de randgevallen beter dan wij na een paar maanden. Die ervaring koop je mee als je het pakket neemt.

Een pakket heeft nog een voordeel. Je ziet het draaien voordat je tekent, en je kunt een ander magazijn bellen dat het gebruikt. Bij maatwerk kan dat niet. Daarom moet de aanpak dat goedmaken met een meting voordat er iets gebouwd wordt en een afspraak op papier over wat het systeem moet doen.

Waar heb je maatwerk nodig rond je WMS?

In de naad tussen je WMS en de rest van de supply chain. Daar zit het werk dat per opdrachtgever anders is. Dat werk kan geen pakket voor je gelijktrekken, want de afwijking zit bij je klant en die past zijn bestanden niet aan omdat jouw WMS een andere kolom verwacht.

Neem een opdrachtgever die zijn orders mailt als PDF. Een tweede stuurt Excel met eigen kolomnamen. Een derde levert EDI, maar met een ander artikelnummer dan in jouw WMS. Het WMS verwacht één vorm, dus iemand op kantoor typt het verschil elke ochtend weg. Hoe een systeem die orders leest en klaarzet, staat in orders uit mail in het WMS.

Hetzelfde geldt voor tarieven die per contract verschillen, voor extra handelingen die nergens op een factuur komen en voor facturen van uitzendbureaus die je naast je eigen klokdata wilt leggen. Het WMS doet zijn werk. Het handwerk zit eromheen.

Daar heeft AI-maatwerk zin. Een systeem leest wat binnenkomt, legt het naast de afspraak en zet het klaar in het pakket dat je al hebt. Je mensen houden de schermen die ze kennen. Een order waar het systeem aan twijfelt, gaat naar een wachtrij waar iemand op kantoor naar kijkt voordat hij in het WMS komt.

Waarom is een groot platform riskanter dan een klein systeem?

Omdat een groot platform alles tegelijk verandert. Dan zie je niet meer welk deel werkt en welk deel niet. Bij een klein systeem rond één proces zie je dat snel, en je ziet het op je eigen orders.

Een platformuitrol raakt de orderintake, de facturatie, de rapportage en de inlog van iedereen op kantoor in één keer. Het team moet nieuwe schermen leren terwijl het magazijn gewoon doordraait. De data moet over, en elke opdrachtgever moet opnieuw worden aangesloten. Gaat één onderdeel mis, dan wacht de rest. Een half jaar later gaat het gesprek dan vaak over wanneer het af is, en nauwelijks over wat het oplevert.

Een klein systeem heeft die last niet. Het leest de orders van één opdrachtgever, of het controleert de facturen van je uitzendbureaus. Je weet vooraf wat het moet doen en je meet het. Werkt het niet, dan blijft de schade beperkt tot één proces en weet je ook waarom het niet werkte, wat je bij de volgende poging meteen gebruikt. Werkt het wel, dan heb je bewijs.

Je operations manager kan zo’n systeem ook zelf beoordelen. Die ziet in het WMS of de orders die eerst met de hand gingen nu klaarstaan. Voor een platform heb je een projectorganisatie nodig om te weten waar je staat.

Hoe pak je een AI-project stap voor stap aan?

Met één proces, een afspraak op papier en een meting vooraf. De volgende stap komt pas als deze werkt en de meting dat laat zien. Bij ons gaat dat in de volgorde van onze werkwijze.

Gratis gesprek

In een gratis gesprek van 45 minuten lopen we door waar bij jou de uren met de hand in gaan: orders, uren, facturen of documenten. En welke systemen er nu draaien. Vaak is daarna al duidelijk welk proces eerst komt. Past het niet, dan hoor je dat aan het eind van dat gesprek.

Eén proces en een vaste prijs

Voor de bouw zetten we op papier wat het systeem moet doen. Dat is een definitie die je kunt nameten: welke orders het leest, wat het in het WMS zet en wat het altijd aan een mens overlaat. Die keur je goed voordat we bouwen.

Daar hoort een nulmeting bij. Die legt vast hoe het proces nu loopt voordat er iets gebouwd is, zodat je na de bouw dezelfde telling nog een keer doet en het verschil op papier ziet in plaats van op gevoel.

De prijs staat vooraf vast. Haalt het systeem de afgesproken definitie niet, dan hoef je de laatste termijn niet te betalen.

Bouwen en invoeren

We bouwen in de systemen die je al hebt en voeren het in met de mensen die het werk nu doen. Elke correctie en elke melding gaat eerst langs een mens. Dat blijft zo tot het systeem zich op je eigen data bewezen heeft.

Raakt het systeem de aanwezigheid, het gedrag of de prestaties van medewerkers, dan heeft de ondernemingsraad instemmingsrecht (artikel 27 WOR). Dat regel je voor de bouw. De stukken daarvoor leveren we mee.

Doorlopend onderhoud

Daarna betaal je een vast bedrag per maand, elke maand opzegbaar. Je krijgt elke maand een rapport van wat het systeem gedaan en gevonden heeft. We onderhouden het en passen het aan als je werk verandert, bijvoorbeeld als er een opdrachtgever bijkomt.

Pas als het eerste systeem werkt en de meting dat laat zien, praten we over het volgende proces. Misschien wordt dat de facturatie van extra handelingen, misschien de controle van uitzendfacturen. Soms is er daarna niets meer te doen. Dan zeggen we dat ook.

Wat houd je over als je stopt?

Alles wat gebouwd is. Wat we voor je maken, kun je meenemen, ook als je met ons stopt. Je gegevens en de uitvoer zijn altijd te exporteren.

Je betaalt geen licentie per gebruiker. Komen er tien mensen bij op kantoor, dan kost het systeem daardoor niet meer. Bij een standaardpakket betaal je vaak wel per account.

Maatwerk heeft wel een nadeel: je hangt af van wie het onderhoudt. Daarom krijg je documentatie, en blijven je data en je accounts van jou.

Pakket of maatwerk: de toets per proces

• Loopt dit proces bij vrijwel elk magazijn hetzelfde? Dan is een pakket meestal de betere koop.
• Komt de afwijking van je opdrachtgevers, die hun bestanden niet aanpassen aan jouw WMS? Dan zit het werk in de naad, en daar past maatwerk.
• Kun je opschrijven wat het systeem moet doen, zo dat je het na de bouw kunt nameten? Zo niet, begin dan met de nulmeting.
• Kun je met één opdrachtgever of één proces beginnen? Een plan dat alles tegelijk vervangt, is een platformuitrol.
• Weet je wie het onderhoudt, en kun je je gegevens meenemen als je stopt?

Bij het ene magazijn komen orders uit mail als eerste door die toets, bij het andere de facturen van bureaus of werk dat nooit gefactureerd is. Op de pagina over wat we doen staan de processen die we het vaakst als eerste bouwen, en AI in het magazijn helpt je die keuze voor te bereiden.

Valt jouw proces tussen twee antwoorden in, leg het dan voor in een kennismaking.