AVG en AI in de logistiek: wat mag je met persoonsgegevens?

Zodra een AI-systeem een ordermail, een vrachtbrief of een urenexport leest, verwerkt het persoonsgegevens en geldt de AVG, ook als het systeem alleen een ordernummer zoekt. Bij AVG en AI in de logistiek spelen dan vier vragen. Welke gegevens zitten erin, op welke grond mag het, wat teken je met de bouwer en wanneer moet de ondernemingsraad meekijken? Bij elk antwoord hieronder staat het wetsartikel. Het is geen juridisch advies: bij twijfel kijkt je privacyjurist of je functionaris voor gegevensbescherming mee.

Wat betekent de AVG voor AI in de logistiek?

De AVG geldt voor elk AI-systeem dat gegevens over herkenbare mensen leest, opslaat of doorstuurt. Rond een magazijnvloer is dat bijna elk systeem. De AVG (Algemene verordening gegevensbescherming, Verordening (EU) 2016/679) is de Europese wet die regelt wanneer en hoe je persoonsgegevens mag verwerken. Een persoonsgegeven is volgens artikel 4 alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare persoon. De wet noemt daarbij uitdrukkelijk een naam, een identificatienummer en locatiegegevens.

Voor de AVG maakt het niet uit of een mens of een taalmodel de vrachtbrief leest. Verwerking is elke bewerking, al dan niet geautomatiseerd. Voor AI en privacy gelden dus dezelfde regels als voor de rest van je administratie. De AI-verordening is een aparte wet met eigen eisen. Wat die voor een magazijn betekent, staat in de AI Act in de logistiek.

Welke persoonsgegevens zitten in je logistieke administratie?

Namen, handtekeningen, kentekens, klokdata en adressen, verspreid over documenten die over goederen lijken te gaan.

Chauffeurs

Op een CMR-vrachtbrief, een laadlijst of een afleverbewijs staan de naam van de chauffeur, een handtekening en vaak een kenteken. Laat je een systeem meelezen met planning of track and trace, dan komen er tijden en locaties bij. Dat zijn persoonsgegevens van chauffeurs, ook als ze bij een vervoerder in dienst zijn en niet bij jou.

Uitzendkrachten en eigen mensen

Klokdata koppelt een pasnummer aan begintijden, eindtijden, pauzes en een afdeling. Op facturen van uitzendbureaus staan namen, personeelsnummers en functies. Klokt je magazijn met een vingerafdruk, dan zijn dat biometrische gegevens uit de bijzondere categorieën van artikel 9. De Autoriteit Persoonsgegevens schrijft dat dat in Nederland alleen mag als het strikt noodzakelijk is voor authenticatie of beveiliging (artikel 29 UAVG). Een BSN mag je alleen gebruiken voor het doel dat een wet voorschrijft (artikel 46 UAVG), dus een AI-systeem dat facturen leest heeft het niet nodig.

Ontvangers en contactpersonen

Een zending naar een consument draagt naam, adres en telefoonnummer. Een ordermail van een opdrachtgever eindigt met naam, functie en mobiel nummer van de inkoper. Laat je orders automatisch uit mail halen, dan ziet het systeem dat allemaal.

Op welke grondslag mag een AI-systeem die gegevens verwerken?

Elke verwerking heeft een van de zes grondslagen uit artikel 6 lid 1 AVG nodig. In de administratie rond het magazijn kom je er vooral drie tegen.

• De uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene zelf partij is (onder b).
• Een wettelijke verplichting die op jou rust (onder c).
• Een gerechtvaardigd belang (onder f), zoals uitzendfacturen controleren tegen je klokdata. Dat mag alleen als de belangen van de betrokkenen niet zwaarder wegen. Schrijf die afweging op, want je moet kunnen aantonen dat je je aan de regels houdt (artikel 5 lid 2).

Bij fulfilment kan het zijn dat je voor de adressen van consumenten verwerker bent voor de webshop. Dan ligt de grondslag bij je opdrachtgever en werk jij op zijn instructies.

Een AI-systeem verandert de grondslag niet. Het verandert wel wat je met dezelfde gegevens kunt doen, en daar komt de doelbinding van artikel 5 lid 1 onder b om de hoek. Gegevens die je voor een doel verzamelt, mag je later niet gebruiken op een manier die daar niet mee te verenigen is. Klokdata voor de factuurcontrole wordt dus niet ongemerkt een prestatiemeting per persoon.

Hoeveel gegevens mag het systeem zien?

Een AI-systeem mag alleen de gegevens zien die het voor zijn taak nodig heeft. Artikel 5 lid 1 onder c noemt dat minimale gegevensverwerking: toereikend, ter zake dienend en beperkt tot wat noodzakelijk is.

Voor orderverwerking uit mail zijn dat ordernummer, artikelen, aantallen, afleveradres en leverdatum. De handtekening onder de mail hoeft niet in het WMS. Voor een factuurcontrole heb je per regel een pasnummer, een datum en uren nodig. De naam komt pas terug op de lijst met verschillen die een mens bekijkt.

Privacy bij AI in het magazijn zit dus vooral in de keuze van velden. Spreek met de bouwer af welke velden worden weggelaten of gemaskeerd voordat het model ze ziet, na hoeveel dagen ruwe bestanden worden gewist en dat logs geen volledige documenten bevatten.

Heb je een verwerkersovereenkomst nodig met wie het AI-systeem bouwt?

Je hebt een verwerkersovereenkomst nodig zodra de bouwer of zijn systeem persoonsgegevens verwerkt in jouw opdracht. Artikel 28 lid 3 AVG eist dan een overeenkomst met het onderwerp, de duur, de aard en het doel van de verwerking, en met de soorten gegevens en betrokkenen.

Bij AI tellen deze bepalingen uit artikel 28 het zwaarst:

• De verwerker werkt alleen op jouw schriftelijke instructies, ook bij doorgifte buiten de EU (lid 3 onder a).
• Hij schakelt geen andere verwerker in zonder je schriftelijke toestemming (lid 2). De aanbieder van het taalmodel is meestal zo’n subverwerker en hoort dus op de lijst.
• Na afloop wist hij de gegevens of geeft hij ze terug, naar jouw keuze (lid 3 onder g).
• Hij helpt je bij beveiliging, datalekken en een DPIA (lid 3 onder f) en laat audits toe (lid 3 onder h).

Blijven je data in de EU en buiten de modeltraining?

Dat leg je vast in de verwerkersovereenkomst. De AVG staat doorgifte buiten de EU alleen toe onder de voorwaarden van hoofdstuk V (artikel 44), zoals een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (artikel 45) of passende waarborgen (artikel 46). Wil je dat je data in de EU blijven, zet dat dan als eis in het contract, ook voor de subverwerkers.

Modeltraining is een apart punt. Bepaalt een verwerker in strijd met de AVG zelf het doel van een verwerking, dan geldt hij daarvoor als verwerkingsverantwoordelijke (artikel 28 lid 10). Leg daarom vast dat je gegevens niet worden gebruikt om modellen te trainen, ook niet door de aanbieder van het model. Bij ons staat dat vooraf in de afspraken, zoals onze werkwijze beschrijft: data in de EU, alleen voor deze opdracht en nooit voor modeltraining.

Wanneer is een DPIA verplicht bij AI in het magazijn?

Een DPIA is verplicht als een verwerking waarschijnlijk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van mensen, en je doet hem voordat je begint (artikel 35 lid 1 AVG). Een DPIA, in de wet een gegevensbeschermingseffectbeoordeling, beschrijft de verwerking, toetst of die noodzakelijk en evenredig is en zet de risico’s en maatregelen op een rij (lid 7). De wet noemt het gebruik van nieuwe technologieën uitdrukkelijk.

De Autoriteit Persoonsgegevens stelde op 19 november 2019 een lijst vast van verwerkingen waarvoor een DPIA verplicht is. Voor de logistiek springen deze punten eruit:

• Controle werknemers: grootschalig of stelselmatig monitoren van wat werknemers doen. De AP noemt GPS-systemen in (vracht)auto’s als voorbeeld.
• Locatiegegevens: grootschalig of stelselmatig volgen van locaties die tot personen te herleiden zijn.
• Profilering: geautomatiseerd beoordelen van persoonlijke aspecten, zoals beroepsprestaties.
• Biometrische gegevens om iemand te identificeren, zoals een vingerafdruk op de klok.

De AP schrijft zelf dat de lijst niet uitputtend is. Een systeem dat orders uit mail haalt, staat er niet op. Een systeem dat per uitzendkracht bijhoudt hoe snel hij pickt, zit dicht tegen profilering en controle van werknemers aan. Een DPIA mag ook als hij niet verplicht is. Hij dwingt je op te schrijven wat het systeem mag zien en waarom.

Moet de ondernemingsraad instemmen met AI op uren of monitoring?

De ondernemingsraad heeft instemmingsrecht bij een regeling over de persoonsgegevens van je mensen en bij elke voorziening die geschikt is om hun aanwezigheid, gedrag of prestaties te controleren (artikel 27 lid 1 onder k en l WOR).

Het woord geschikt doet ertoe. Een factuurcontrole op klokdata is bedoeld om facturen na te rekenen. Toch laat hij per persoon zien wie wanneer begon en stopte, en daarmee kan hij onder onderdeel l vallen. Uitzendkrachten tellen voor de WOR mee zodra ze ten minste 15 maanden bij je werken (artikel 1 lid 3).

De wet vraagt dat je het besluit schriftelijk voorlegt (artikel 27 lid 2). Doe dat voordat het systeem live gaat, met de DPIA erbij als je die hebt. De stukken voor de OR leveren we mee. Hoe zo’n controle werkt, lees je in uitzendfacturen controleren.

Wat leg je vast voordat het eerste bestand naar de bouwer gaat?

Voordat er een echt bestand met persoonsgegevens de deur uit gaat, staat dit op papier:

1. Welke persoonsgegevens het systeem ziet, en welke velden het niet nodig heeft.
2. De grondslag per verwerking, met de belangenafweging als je op gerechtvaardigd belang leunt.
3. Een getekende verwerkersovereenkomst met de subverwerkers, de plek waar de data staan en de afspraak over modeltraining.
4. Een DPIA, of een korte notitie waarom die niet nodig is.
5. Het verzoek om instemming aan de ondernemingsraad als het systeem uren of gedrag van mensen raakt.

Vul de lijst in per proces, bijvoorbeeld voor orders uit mail in het WMS. De eerste kunnen we samen doen in een kennismaking.