Vrachtfacturen controleren tegen je eigen zendingen

Vrachtfacturen controleren is het regel voor regel naast elkaar leggen van wat je vervoerder of koerier factureert en wat er volgens je eigen systemen en afspraken verstuurd is. Het is factuurcontrole op je transportkosten, in het Engels freight audit. In de meeste magazijnen gebeurt het anders: iemand van de crediteurenadministratie kijkt of het totaal in de buurt ligt van vorige maand, en dan gaat de factuur door. Bij een paar honderd pakketten per dag en drie of vier vervoerders houdt niemand meer bij of elke regel klopt.

Ik kijk naar zo’n factuur vanaf de andere kant. Ik heb een eigen transportbedrijf en weet hoe een vrachtfactuur wordt opgebouwd. Daar zit geen kwade wil achter. Het is een stapel automatische regels, en elke regel kan op een eigen manier verkeerd uitvallen.

Waarom kloppen vervoerdersfacturen niet altijd?

Vervoerdersfacturen kloppen niet altijd omdat ze uit het facturatiesysteem van de vervoerder komen, met zijn eigen metingen en zijn eigen regels, en niet uit jouw WMS. De vervoerder scant je zending in het depot, weegt en meet hem daar opnieuw en zoekt er een prijs bij in zijn tariefsysteem. Daarna zet zijn systeem er de toeslagen bij die volgens zijn regels gelden.

Onderweg kan van alles schuiven. Staat je contractprijs nog niet in zijn systeem, dan wordt de zending tegen het standaardtarief gefactureerd. Bij de sortering wordt een pakket anders gemeten dan bij jou aan de paktafel, bijvoorbeeld omdat de scanner in het depot de buitenkant van een bolle doos meet en jouw WMS de maat uit de artikelstam neemt. Een zakelijk adres op een bedrijventerrein krijgt een toeslag voor particuliere bezorging. En een correctiefactuur herhaalt soms een regel die al betaald is.

Je controleert dus zijn systeem. En soms blijkt het verschil aan jouw kant te zitten, bijvoorbeeld een doosmaat die in je WMS al jaren verkeerd staat. Dat wil je net zo goed weten.

Welke regels op een vrachtfactuur leg je naast je eigen gegevens?

Je legt het tarief, het gewicht, de toeslagen en het trackingnummer van elke regel naast je eigen gegevens. De zendingen haal je uit je WMS, je TMS of je verzendsoftware. De prijzen haal je uit je tariefafspraak, het bestand dat bij jou misschien gewoon ‘tarieven vervoerder 2026’ heet.

Tarief en dienst

Per zending kijk je naar de zone of het land, de gewichtsklasse en de dienst. Een pakket dat als standaard is aangemeld, hoort niet als levering voor tien uur op de factuur te staan. Rond een tariefwijziging kijk je of de nieuwe prijs pas geldt vanaf de datum die in je afspraak staat. Bij palletvervoer tel je palletplaatsen en kijk je naar losse posten als een laadklep of wachttijd, die je naast de rit in je TMS legt.

Gewicht en afmetingen

Een koerier rekent meestal met het hoogste van twee getallen: het echte gewicht of het volumegewicht. Het volumegewicht is lengte maal breedte maal hoogte, gedeeld door een deler die per vervoerder en per contract verschilt. Je WMS weet welke doos er is gebruikt en wat erin zat. Wijkt het gewicht op de factuur flink af van wat jij hebt aangemeld, dan wil je die regel zien.

Dubbele en onbekende regels

Hetzelfde trackingnummer staat soms twee keer op een factuur, of op twee facturen. Een label dat is aangemaakt maar nooit is opgehaald, komt soms toch langs. Een retour kan als heenzending worden gefactureerd. En af en toe staat er een zending op die in jouw systemen helemaal niet bestaat.

Hoe controleer je toeslagen zoals de dieseltoeslag en tol?

Je controleert toeslagen door voor elke toeslag de regel uit je afspraak te nemen en die zelf na te rekenen op dezelfde zending. Toeslagen zijn de regels waar de meeste verschillen in zitten, omdat ze vaak automatisch worden toegevoegd en per vervoerder anders heten.

Dieseltoeslag

De dieseltoeslag beweegt meestal mee met een dieselprijs, via een staffel of een percentage in je afspraak. Kijk welke referentieprijs daarin staat en welke periode. Het CBS publiceert bijvoorbeeld wekelijks gewogen gemiddelde dagprijzen van diesel, inclusief btw en accijns. Volgt de vervoerder een andere index, dan moet die index in je afspraak staan. Reken daarna na of het percentage op de factuur past bij de prijs van die maand, en of het over het juiste bedrag wordt berekend.

Tol en vrachtwagenheffing

In Nederland betaalt een vrachtwagen met een toegestane maximummassa boven de 3.500 kilo (voertuigcategorie N2 en N3) vrachtwagenheffing per gereden kilometer. Van 1 september 2026 tot 1 januari 2027 geldt daarop een tijdelijke korting van 22,3 procent. Rekent je vervoerder de heffing aan je door, kijk dan hoe dat in je afspraak staat: per kilometer, per zending of als percentage. Kijk ook of de korting in die toeslag terugkomt.

Afgelegen gebied en particulier adres

Een toeslag voor een afgelegen gebied hangt aan een postcodelijst van de vervoerder. Een toeslag voor bezorging bij een particulier hangt aan het soort adres. Beide kun je naast het afleveradres in je WMS leggen. Een zakelijke klant op een bedrijventerrein hoort geen particuliere toeslag te krijgen.

Hoe begin je met vrachtfacturen controleren?

Je begint met een eenmalige controle over de vrachtfacturen van de afgelopen twaalf maanden, per vervoerder. Over een jaar zie je de piek rond de feestdagen en de maanden waarin de dieselprijs hard bewoog. Verder terug loont zelden. Naar Nederlands recht verjaart een rechtsvordering uit een vervoerovereenkomst in de regel na een jaar (artikel 8:1711 BW). Gaan je zendingen naar het buitenland of heb je eigen voorwaarden, dan kan een andere termijn gelden. Dat is een vraag voor je jurist.

Je hebt de facturen nodig als PDF, CSV of Excel, de export van je zendingen uit WMS, TMS of verzendsoftware over dezelfde periode, en je tariefafspraken. Elke vervoerder maakt zijn factuur anders op, en de ene noemt een toeslag anders dan de andere. Daar doet AI het werk: het leest elke factuur en haalt de regels eruit, ook uit een PDF. Hoe dat lezen werkt, staat in documentverwerking in de logistiek. Het narekenen zelf is gewone code met jouw tarieven erin, zodat elke uitkomst te volgen is.

Met die lijst ga je naar je accountmanager bij de vervoerder. Een deel van de verschillen blijkt uitlegbaar, bijvoorbeeld een afspraak die nooit in zijn systeem is gezet. Zet die afspraak dan alsnog op papier, anders staat hij volgend jaar weer op je lijst.

Van eenmalige controle naar een vaste stap voor de betaling

De controle wordt een vaste stap door hem voor de betaling te zetten, zodat elke nieuwe vrachtfactuur er eerst langs gaat. Regels die kloppen gaan door. Een regel met een verschil blijft staan tot iemand ernaar kijkt, met de zending en de afspraak ernaast.

Het systeem betaalt niets zelf en keurt niets zelf af. Je crediteurenadministratie of je transportplanner beslist, net als nu. Alleen staan de regels die aandacht vragen bovenaan, met de reden erbij. Het is hetzelfde patroon als bij uitzendfacturen controleren. Bij allebei is de vraag of wat je betaalt past bij wat er gebeurd is.

We bouwen het in wat je al hebt: het WMS, TMS of de verzendsoftware waar de zendingen in staan, je boekhouding of ERP en de mailbox waar de facturen binnenkomen. Hoe die systemen data uitwisselen, lees je in WMS, TMS en ERP koppelen. Transportkosten controleren is één proces, en zoals in onze werkwijze staat, komt het volgende pas als dit werkt en gemeten is tegen een nulmeting. Dezelfde vraag andersom, werk dat jij zelf nooit factureerde, staat in ongefactureerd werk.

Checklist voor de eerste controle

• Kies de vervoerder met de meeste toeslagregels op zijn facturen. Dat hoeft niet de grootste te zijn.
• Verzamel zijn facturen van de afgelopen twaalf maanden als PDF, CSV of Excel.
• Exporteer je zendingen over dezelfde periode uit WMS, TMS of verzendsoftware.
• Zoek de tariefafspraak op, met de dieselindex en de deler voor het volumegewicht.
• Schrijf de afspraken op die nog niet op papier staan.

Een maand van die facturen met de zendingsexport ernaast is genoeg voor een eerste blik. Die leggen we in een kennismaking met je naast elkaar.