Douanedocumenten automatiseren: AI bereidt voor, de aangever beslist

Douanedocumenten automatiseren is het automatisch lezen, controleren en klaarzetten van de gegevens die een douaneaangifte nodig heeft. Meestal zit er nu op de expeditie of bij de klantenservice iemand met een handelsfactuur in de ene hand en de paklijst in de andere, en tikt artikel, waarde, gewicht en land van oorsprong over in een Excel voor de douane-expediteur. Een groot deel van dat werk kan een systeem overnemen. De aangifte zelf blijft bij de aangever.

Wat neemt het systeem over?

Het systeem haalt de gegevens uit de losse documenten, zodat de aangever dat niet meer met de hand doet. Het leest wat er binnenkomt, legt het naast wat je zelf weet uit je WMS of ERP en meldt waar iets niet klopt.

Na die controle gaan de gegevens in een vast formaat naar de declarant of naar diens aangiftesoftware. Hoe zo’n leesstap in het algemeen werkt, staat in documentverwerking in de logistiek.

Welke documenten lees je om een douaneaangifte voor te bereiden?

Om een douaneaangifte voor te bereiden lees je vooral de handelsfactuur en de paklijst, en leg je die naast de order of de verzendopdracht uit je eigen systeem. Soms komen er een oorsprongsverklaring, een certificaat of een vrachtbrief bij.

Elke leverancier en elke opdrachtgever maakt die documenten anders op. De ene stuurt een nette PDF uit zijn ERP, de andere een scan met handgeschreven correcties, een derde een Excel met de factuur en de paklijst op twee tabbladen. Dat is werk dat een taalmodel goed kan: per document de regels vinden, met omschrijving, aantal, eenheid, waarde, valuta, nettogewicht, brutogewicht en land van oorsprong.

Wat het model niet weet, vult het niet in. Ontbreekt het land van oorsprong op een regel, dan blijft dat veld leeg en komt de regel op de lijst voor een mens. Een gok die er netjes uitziet is in dit werk gevaarlijker dan een leeg veld.

Kan AI een HS-code bepalen?

AI kan een HS-code voorstellen, maar de goederencode die op de aangifte komt, bevestigt een mens. Het model leest de omschrijving op de factuur, kijkt welke code je eerder voor hetzelfde artikel gebruikte en zoekt in de nomenclatuur. Wat eruit komt is een voorstel met de reden erbij.

Hoe een goederencode is opgebouwd

De Europese goederencode komt uit de Gecombineerde Nomenclatuur (GN) en heeft 8 cijfers. De eerste 6 zijn de HS-code van de Werelddouaneorganisatie, die wereldwijd gelijk is en eens in de vijf jaar wijzigt. De laatste 2 verfijnen de indeling binnen de EU. Bij invoer heet de code de Taric-code. Aan een code kunnen maatregelen hangen, zoals een antidumpingrecht of een invoerbeperking. Die staan in de TARIC-database van de Europese Commissie.

De GN wordt elk jaar aangepast. De Douane meldt dat de nieuwe versie altijd voor 1 november verschijnt en op 1 januari ingaat. Een systeem dat codes voorstelt, moet dus weten welke versie op de datum van de aangifte geldt, en een code die per 1 januari vervalt zelf als twijfelgeval melden.

Waarom een mens bevestigt

Een omschrijving als ‘kabel, zwart, 2 meter’ past bij meerdere codes, afhankelijk van materiaal en gebruik. Het model hoort dan te zeggen welke gegevens ontbreken. Een verkeerde code kan volgens de Douane leiden tot extra kosten, vertraging bij invoer of een boete.

Wie zekerheid wil over de indeling van een product, kan bij de Douane een bindende tariefinlichting (BTI) aanvragen. Die beschikking geldt in de regel drie jaar en bindt de houder en alle douaneautoriteiten in de EU, voor aangiften die na de ingangsdatum worden gedaan. Heeft de aangever of je opdrachtgever voor een artikel een BTI, dan neemt het systeem die code over en stelt het zelf niets voor.

Wat controleer je tegen de order voordat de data naar de declarant gaat?

Je controleert de waarde, de oorsprong, de gewichten en de aantallen op de handelsfactuur tegen de order, de paklijst en wat je magazijn echt heeft gepickt en verpakt. Daar zit het voordeel van een systeem dat in je eigen WMS of ERP kijkt: het weet wat er de deur uitgaat.

Waarde en valuta

Bij invoer is de douanewaarde in de regel de transactiewaarde, de prijs die voor de goederen werkelijk is betaald of moet worden betaald (artikel 70 van het Douanewetboek van de Unie). Het systeem legt de factuurprijs per regel naast de orderprijs, kijkt of de valuta erbij staat en telt de regels op tot het factuurtotaal. Een afwijking gaat op de lijst. Of de waarde nog moet worden aangepast, bijvoorbeeld voor vracht, beoordeelt de declarant.

Oorsprong

Het land van oorsprong op de factuur leg je naast de artikelstam. Staat een artikel in je ERP als gemaakt in Vietnam en zegt de factuur China, dan wil iemand dat weten voordat het op een aangifte komt.

Gewichten en aantallen

Nettogewicht per regel, brutogewicht per zending en het aantal colli leg je naast de paklijst en je eigen pick- en weegdata. Een pallet van 400 kilo op een paklijst waar 40 kilo op de factuur staat, valt dan op. Dat is meestal een tikfout, maar wel een die op de aangifte terechtkomt als niemand kijkt.

Wie is verantwoordelijk voor de douaneaangifte?

Wie de douaneaangifte indient, is verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de gegevens en voor de stukken die de aangifte onderbouwen. Dat staat in artikel 15 van het Douanewetboek van de Unie. Doet een douanevertegenwoordiger de aangifte, dan gelden die plichten ook voor hem.

Die vertegenwoordiging kan direct zijn, in naam en voor rekening van een ander, of indirect, in eigen naam maar voor rekening van een ander (artikel 18). In Nederland moet een douanevertegenwoordiger volgens de Douane voldoen aan de AEO-criteria, waaronder praktische vakbekwaamheid en een deugdelijke administratie.

Daarom tekent het AI-systeem dat wij bouwen niets en dient het niets in. Het bereidt voor. De declarant ziet per veld het voorstel en de bron, en beslist. Wat de Europese AI-verordening van zo’n systeem vraagt, lees je in de AI Act in de logistiek.

Hoe komt de data bij de declarant of de aangiftesoftware?

De data gaat in het formaat dat je declarant of zijn aangiftesoftware al gebruikt, als bestand, via een koppeling of in een portal. In Nederland gaat de aangifte zelf elektronisch via het aangiftesysteem DMS van de Douane, en wie zelf aangeeft heeft daarvoor goedgekeurde aangiftesoftware nodig.

Werk je met een externe douane-expediteur, dan is een vast exportbestand per zending vaak genoeg. Heb je een eigen douaneafdeling, dan kan de voorbereide data rechtstreeks in de software van die afdeling landen. Het systeem zit dan in de naad tussen je WMS, je TMS en de declarant, zie WMS, TMS en ERP koppelen.

Dezelfde gelezen gegevens heb je vaak ook voor de vrachtbrief nodig. Hoe de digitale vrachtbrief en de Europese regels voor digitale vrachtinformatie daarop aansluiten, lees je in e-CMR en eFTI.

Checklist voor de eerste exportstroom

Begin met de stroom waar nu het meest wordt overgetypt, als je hierbij kunt afvinken:

• Een opdrachtgever doet elke week dezelfde soort export.
• De facturen komen als PDF en worden nu met de hand overgetypt.
• Je weet hoe lang dat overtypen nu per zending duurt.
• Je kunt de voorstellen van het systeem voor de afgelopen maanden naast de echte aangiften leggen.

Dat laatste vertelt je hoe vaak het klopt voordat er iets live gaat, zoals in onze werkwijze staat. Een paar echte zendingen uit die stroom kun je meenemen naar een kennismaking.