e-CMR en eFTI: wat de digitale vrachtbrief verandert in je administratie

De e-CMR is een digitale vrachtbrief, en in Nederland is hij toegestaan maar niet verplicht. De eFTI-verordening legt de plicht bij overheden: vanaf 9 juli 2027 accepteren zij digitale vervoersinformatie van een gecertificeerd platform. In veel magazijnen ligt de CMR nog als setje doorslagen bij de expeditie. Dagen na de rit komt een ondertekend exemplaar terug dat iemand scant en bij de order zoekt. Wat er verandert als dat papier data wordt, staat hieronder per regel, met de bron erbij.

Wat is een e-CMR?

Een e-CMR is de digitale vrachtbrief voor internationaal wegvervoer onder het CMR-verdrag, opgesteld en ondertekend via digitale communicatie in plaats van op papier. De basis is het Aanvullend Protocol bij het CMR-verdrag over de digitale vrachtbrief, aangenomen in Genève op 20 februari 2008. Het CMR-verdrag zelf is van 1956 en ging uit van papier.

Volgens artikel 2 van het protocol is een digitale vrachtbrief die aan de eisen voldoet gelijkwaardig aan de papieren CMR, met dezelfde bewijskracht en dezelfde gevolgen. Er staan dezelfde gegevens in (artikel 4). Een systeem of app schrijft het protocol niet voor. De e-CMR is een juridische vorm, en welk platform je gebruikt spreek je af met je vervoerders en opdrachtgevers.

Is de e-CMR in Nederland toegestaan?

Ja, de e-CMR mag in Nederland sinds 5 juni 2011, de dag waarop het protocol in werking trad. Nederland tekende het protocol op 28 mei 2008 en bekrachtigde het op 7 januari 2009. De verdragenbank van de overheid geeft het protocol vanaf 5 juni 2011 als geldend.

Het protocol stelt wel eisen. Partijen waarmerken de e-CMR met een betrouwbare digitale ondertekening, die aan de ondertekenaar gekoppeld is en latere wijzigingen traceerbaar maakt (artikel 3). Een aanvulling of wijziging moet terug te zien zijn, en de oorspronkelijke gegevens blijven bewaard (artikel 4). De partijen bij de vervoersovereenkomst spreken samen af hoe de e-CMR wordt opgesteld en afgeleverd, en hoe de aflevering bij de geadresseerde wordt bevestigd (artikel 5).

Gaat een zending naar het buitenland, kijk dan in de verdragenlijst van de Verenigde Naties of het land aan de andere kant het protocol ook heeft aangenomen.

Voor binnenlands vervoer geldt de Regeling wegvervoer goederen. Die kent de digitale vrachtbrief ook. Worden de vrachtbriefgegevens gestructureerd en genormeerd via een elektronisch systeem uitgewisseld, dan vervallen de regels over de papieren vrachtbrief in de wagen en de aftekening bij aflevering (artikel 15, derde lid).

Is e-CMR verplicht?

Nee, er is geen Nederlandse of Europese regel die je verplicht om de e-CMR te gebruiken. Het protocol zegt dat de vrachtbrief digitaal mag worden opgesteld. De eFTI-verordening laat papier uitdrukkelijk bestaan, zie hieronder.

Verplicht is iets anders: dat er een vrachtbrief is. Artikel 2.13 van de Wet wegvervoer goederen verbiedt beroepsvervoer als er geen vrachtbrief is opgemaakt, of als de chauffeur een volledig en juist ingevulde vrachtbrief niet kan laten zien bij een controle. De ILT controleert dat langs de weg en bij bedrijfscontroles. Een pakbon of leveringsbon is volgens de ILT geen vrachtbrief. Voor een paar soorten vervoer geldt een uitzondering, bijvoorbeeld vrachtauto’s tot 500 kilo laadvermogen, inboedels en postzendingen.

Rijdt je warehouse of 3PL zelf niet, dan ben je vaak de afzender. Jij vult de geadresseerde in, de aard van de goederen en het brutogewicht. Bij grensoverschrijdend vervoer komen daar onder meer het aantal colli en de instructies voor de douane bij. Zijn die gegevens onvolledig of onjuist, dan richt het verbod zich op de afzender (artikel 15, vijfde lid, van de Regeling wegvervoer goederen).

Wat regelt de eFTI-verordening?

De eFTI-verordening, Verordening (EU) 2020/1056, verplicht overheden in de EU om vervoersinformatie digitaal te accepteren als een bedrijf die via een gecertificeerd eFTI-platform beschikbaar stelt. eFTI staat voor electronic freight transport information. De verordening geldt voor de weg, het spoor, de binnenvaart en de luchtvaart.

Vanaf wanneer moeten overheden digitale vervoersdocumenten accepteren?

Overheden moeten digitale vervoersinformatie via een gecertificeerd eFTI-platform accepteren vanaf 9 juli 2027. Artikel 5 laat die plicht ingaan 30 maanden na de inwerkingtreding van de eerste uitvoerings- en gedelegeerde handelingen. Die traden in januari 2025 in werking. De Europese Commissie noemt 9 juli 2027 als de datum waarop de verordening volledig van toepassing is.

Sinds januari 2026 mogen autoriteiten al gegevens van gecertificeerde platforms accepteren bij een inspectie. De resterende technische eisen aan platforms en de regels voor hun certificering wil de Commissie in december 2026 vastgesteld hebben.

Wat moeten bedrijven doen onder eFTI?

Zolang je papier gebruikt, legt eFTI je geen nieuwe plicht op. De verordening laat de mogelijkheid om informatie op papier te tonen uitdrukkelijk bestaan (overweging 7).

Kies je voor digitaal, dan gelden de eisen van artikel 4. De informatie komt van een gecertificeerd eFTI-platform. Ze is machineleesbaar via een beveiligde verbinding, en een inspecteur kan haar ter plekke lezen op een scherm van jouw apparaat. Of bedrijven later verplicht digitaal moeten werken, onderzoekt de Commissie in een evaluatie die uiterlijk 21 februari 2029 klaar moet zijn (artikel 16).

Welke informatie valt onder eFTI?

eFTI gaat over de vervoersinformatie die een overheid volgens EU-regels mag opvragen. Artikel 2 noemt onder meer de gegevens bij cabotage en gecombineerd vervoer, de documenten bij gevaarlijke stoffen onder ADR, RID en ADN, en de overbrenging van afvalstoffen. Douanecontroles laat de verordening ongemoeid. Vraagt een nationale wet dezelfde gegevens, dan valt die alleen onder eFTI als die regel op de lijst in bijlage I, deel B, staat (artikel 2 en overweging 6).

Wat verandert er in de administratie van een magazijn of 3PL?

Met een digitale vrachtbrief komt de aftekening van de ontvanger als gegeven binnen in plaats van als papier dat dagen later terugkomt. Het protocol vraagt dat partijen afspreken hoe de aflevering aan de geadresseerde wordt bevestigd. In een digitaal systeem staat die bevestiging met tijdstip en naam bij de zending, met de opmerking van de ontvanger als hij er een maakt.

Op de expeditievloer

Je expeditie print geen setjes CMR meer en zoekt geen doorslagen. De gegevens die de afzender invult staan al in je WMS of TMS: geadresseerde, goederen, colli en gewicht. Bij CMR digitaliseren is de eerste vraag dus of die gegevens uit je eigen systeem in de e-CMR komen, of dat iemand ze opnieuw intikt in het portal van een vervoerder. Hoe je zo’n koppeling bouwt, lees je in WMS, TMS en ERP koppelen.

Op kantoor

Een opmerking van de ontvanger, zoals een beschadigde pallet of een colli te weinig, komt binnen met de zending erbij. Je koppelt hem aan de order, en een claim of nalevering kan starten zodra hij binnen is. Tegelijk krijg je te maken met meer partijen. De ene vervoerder werkt met een e-CMR-app, de andere stuurt nog papier, een derde mailt een PDF. Je administratie werkt de komende jaren dus met een mix van kanalen.

Vrachtbriefgegevens als velden, en wat je daarmee automatiseert

Een e-CMR levert de vrachtbriefgegevens als velden in plaats van als beeld: afzender, geadresseerde, colli, gewicht, het moment van aflevering en de opmerking van de ontvanger. Een systeem hoeft dan niets te lezen of te raden. Het kan de velden meteen naast je eigen gegevens leggen, zonder dat iemand eerst een scan opent, een handtekening zoekt en het aantal colli overtikt.

Per zending kun je dan nakijken of het aantal afgeleverde colli overeenkomt met wat het WMS liet uitleveren, en of elke afgeleverde zending op een factuur aan je opdrachtgever staat. Een getekende vrachtbrief is ook het bewijs naast de factuur van je vervoerder. Dat is de kern van vrachtfacturen controleren.

Papieren en gescande CMR’s verdwijnen voorlopig niet, omdat niemand verplicht is over te stappen. Daar doet AI het werk. Een taalmodel met documentextractie leest de scan of de PDF en zet dezelfde velden klaar alsof het een e-CMR was. Met een stempel over de tekst of een handgeschreven opmerking gaat dat niet altijd goed. Twijfelt het systeem over een gegeven, dan gaat dat gegeven naar een wachtrij waar iemand naar kijkt. Hoe dat gaat bij orders, facturen en vrachtbrieven samen, staat in documentverwerking in de logistiek.

Volgens de Europese Commissie kun je gegevens op een eFTI-platform gericht delen met zakenpartners die je toegang geeft, en zijn de platforms te koppelen aan de systemen die bedrijven al hebben. Hoe dat in de praktijk uitpakt, hangt af van de platforms die je vervoerders kiezen.

Wat je nu doet en wat kan wachten

Rijdt een van je vervoerders al met een e-CMR, vraag dan of de gegevens die jij als afzender invult uit je WMS of TMS kunnen komen. Anders tikt iemand ze opnieuw in zijn portal.

Werk je alleen met papier, dan vraagt eFTI niets van je. Meet wel hoe lang het nu duurt voordat een getekende CMR bij de order staat en hoeveel er nooit terugkomen, te beginnen bij de afleverbewijzen van één vervoerder of één opdrachtgever. Die nulmeting is het ijkpunt uit onze werkwijze, en met die twee getallen heeft een kennismaking meteen iets om over te gaan.

Of bedrijven later verplicht digitaal moeten werken, blijft open tot de evaluatie van de Commissie, die uiterlijk 21 februari 2029 klaar moet zijn.